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- State Records of South Australia - Strategies for Adequate records management, 2004
- The Across-Government Records Management Strategy outlines six strategic goals that need to be jointly pursued by both State Records and agencies/authorities to ensure the achievement of adequate records management by the Government of South Australia. The State Government requires agencies to more effectively facilitate the development of a more open and accountable government. Adequate records management practices and the implementation of supporting systems significantly contribute to the achievement of this objective.
This strategy aims to set out a new course for the South Australian Government by addressing some fundamental records management issues and providing a framework for change. It aims to provide strategic targets as well as a planning tool for both State Records and agencies/authorities to utilise, initially over the next five years.
- Archives de l'État en Belgique - Tableaux de tri
- Cette page comporte des liens vers les tableaux de tri par :
- Autorités fédérales
- Régions et Communautés
- Institutions (supra-)locales
- AMT - Plan de classification
- Plan sommaire de classification des documents administratifs de l'AMT
- Québec, Régie des alcools, des courses et des jeux - Plan de classification des documents
- International records management trust - Education and Training materials
- Matériel de formation en gestion des documents électroniques accessible gratuitement en format pdf et word.
Modules de formation :
Module 1: Understanding the Context of Electronic Records Management
Module 2: Planning and Managing an Electronic Records Management Programme
Module 3: Managing the Creation, Use and Disposal of Electronic Records
Module 4: Preserving Electronic Records
Module 5: Managing Personnel Records in an Electronic Environment
Additional Resources
Glossary of Terms
- CREPUQ - Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois, 2002
- Document produit par la CREPUQ (La Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec) et réalisé par le Sous-comité des archivistes sous l'égide du Comité des secrétaires généraux. Édition électronique mise à jour en 2004
- Genève, Pouvoir Judiciaire - Calendrier de conservation des procédures judiciaires, 2006
- Le calendrier présente, par juridiction ou commission, les diverses séries de dossiers judiciaires avec leurs délais respectifs de conservation, à l’exclusion des séries de décisions (minutes) produites par les différentes juridictions ou commissions du Pouvoir Juridique (Genève). Ces dernières sont conservées dans leur totalité et versées aux Archives d’Etat (cf. les directives du PJ-GAP 1 et 2, avalisées par la Com-Doc en 2005). Les séries de documents produites par la Commission du barreau et par le Conseil supérieur de la magistrature figurent également de le présent calendrier.
- BAnQ - Guide de gestion des documents des commissions d'enquête, 2005
- Le Guide pour la gestion des documents des commissions d’enquête comprend trois parties. La première partie présente les intervenants et leur rôle dans la tenue des commissions d’enquête et identifie les lois et règlements qui encadrent leur travail. Dans la deuxième partie, consacrée à la mise en place d’un système de gestion des documents, des balises sont présentées pour faciliter l’élaboration d’un plan de classification, d’un index de repérage et d’un calendrier de conservation, en tenant compte des particularités des commissions d’enquête.
Les commissions d’enquête, organismes éphémères, dont la durée de vie est équivalente au temps requis pour mener une enquête, n’investissent généralement pas dans un système de gestion de leurs documents.
- Commission scolaire des Iles - Politique de gestion et de conservation des documents, 2007
- Document ayant pour objectif la constitution d'une banque ou « mémoire » des données importantes nécessaires à la Commission scolaire pour vaguer à ses activités quotidiennes.
- République et Canton de Genève - Calendrier de conservation du Collège spécialisé de logistique, 2009
- Ce tableau d'épuration est destiné aux documents produits par le collège spécialisé et à leur conservation par le président du collège (CSL) et ses autres membres (Logistique), ainsi que ceux du groupe "courrier" .
- Dany Ouellet, La destruction du dossier usager en CLSC: une mise au point, 1997-1998
- Dans cet article, l’auteure remet en question le délai de conservation du dossier usager en CLSC proposé par la Fédération des centres locaux de services communautaires du Québec (FCLSCQ) et les Archives nationales du Québec (ANQ)
- Québec, Webmaestro - Guide de gestion intégrée des documents, 2001
- Présentation du guide de gestion intégrée des documents.
Objectifs :
- Contribuer au développement de la gestion efficace de l’information gouvernementale
- Contribuer à une meilleure tenue des dossiers gouvernementaux pour permettre la reddition de comptes auprès des citoyens
- Aider les ministères et organismes à progresser dans la voie d’une gestion documentaire moderne et intégrée
- Développer et expérimenter des prototypes d’application des services communs pour la création et la gestion des documents.
- Cégep de Saint-Jérôme - Formulaire pour archivage
- Formulaire pour le transfert des archives
- Cégep de Saint-Jérôme - Guide de gestion des documents, 2007
- Le document vise à établir un système visant à assurer l'efficacité dans l'organisation, la tenue et la destruction des documents ou des dossiers du cégep de Saint-Jérôme
- Cégep de Saint-Jérôme - Calendrier de conservation, 2003
- Calendrier de conservation du Cégep Saint-Jérôme.
- Consuldoc - Outils et écrits de gestion documentaire
- Outils et écrits gratuits
* Guide pour élaborer le portrait documentaire d'un poste de classement des documents administratifs. Version 2. Saint-Félicien. 2006-11. 28p.
* La destruction du dossier usager en CLSC: une mise au point." Association des archivistes du Québec. Vol. 29, no. 2. 1998, pp. 65-70.
* Enquête sur la gestion documentaire dans les centres de santé et de services sociaux (CSSS) du Québec . Saint-Félicien. 2006. 39p.
Extrait des outils et écrits
* Modèle de Calendrier de conservation des documents administratifs pour un Centre de santé et de services sociaux (CSSS). Saint-Félicien. 2006-11. 365p.
* Modèle de Guide de gestion des documents administratifs pour un Centre de santé et de services sociaux (CSSS).
* Modèle de Plan de classification des documents administratifs pour un Centre de santé et de services sociaux (CSSS). Saint-Félicien. 2006-11. 179p.
- Zeller, Daniel : La gestion d’un service d’archives intermédiaires : Processus, procédures et tableaux de bord, L’exemple des Archives centrales des Hôpitaux universitaires de Genève
- La maîtrise des flux des documents et leur documentation à travers des tableaux de bord représente certainement pour le service des archives centrales HUG un atout pour défendre l’utilité de ses fonctions, mais ce n'est qu’une première étape. Indépendamment des défis posés par l’informatisation documentaire, qui n’ont pas été traités ici, la prochaine échéance est la promotion du records management comme instrument de la bonne gouvernance de l’institution. Cela nécessite pour l’archiviste principal de s’impliquer dans la cartographie en cours de tous les processus des HUG afin que ceux-ci intègrent systématiquement la dimension de la gestion documentaire de manière explicite.
- France, Département de Seine-Maritime - La gestion des archives publiques : Guide des procédures
- Guide des procédures d'archivage
- Commision scolaire Eastern Township - Gestion des dossiers de l'élève, 2005
- Cette procédure a pour objet d’uniformiser les opérations relatives à la gestion des dossiers de l’élève en fixant des règles d’ouverture, d’organisation, d’utilisation, de transmission, d’accès, de mise à jour, de conservation et de destruction des données.
- Centre hospitalier universitaire de Québec - Délai de conservation du dossier de l'usager, 2007
- Approbation du délai de conservation du dossier de patient (centre hospitalier universitaire du Québec) par BAnQ
- Centre de conservation du Québec - Préserv'Art. conservation préventive, 2001
- Base de données interactive sur les produits et les équipements utilisés dans le domaine de la conservation préventive des objets, des œuvres d'art et des documents d'archives
- Musée d'art contemporain de Montréal - Plan de classification des dossiers administratifs
- Héma Québec - Liste des codes de classification fixe avec titre hiérarchique, 2009
- Caisse de dépôt et de placement du Québec - Plan de classification alphabétique
- Plan sommaire de classification
- Chenelière Éduction (Éditeur) - Plan de classification et calendrier de conservation
- Plan de classification et calendrier de conservation d'une maison d'édition.
- Polytechnique Montréal - Directive concernant la gestion des documents numuriques, 2004
- Ville de Montréal - Politique du patrimoine, 2005
- Politique pour une gestion intégrée et collectif du patrimoine de la Ville de Montréal, notamment le patrimoine culturel
- Cégep du Vieux Montréal - Règlement relatif à la gestion documentaire, 1993
- Le Cégep adopte ce règlement pour gérer l'ensemble de ses documents administratifs. Pour ce faire, il s'appuie sur deux lois : la Loi sur les archives et la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
- Fédération des établissements d’enseignement privés - Guide de gestion des archives à l’intention des établissements d’enseignement privés du Québec, 2006
- Ce Guide de gestion des archives à l’intention des établissements d’enseignement privés a pour but d’aider les gestionnaires de l’éducation à améliorer la gestion de leurs archives.
Le document comprend un glossaire et, en annexe :
- Politique de gestion des archives de l’École privée du Québec
- Plan de classification
- Association québécoise des archivistes médicales - Délais de transmission des données MED-ÉCHO, 2010
- Les données médicales, chirurgicales et psychosociales alimentent non seulement la banque de données Med-Écho mais aussi deux registres importants soit le registre des tumeurs et le registre de la traumatologie. Depuis plusieurs années maintenant, il est difficile pour les établissements de respecter la date de fermeture officielle de la banque Med-Écho soit le 30 juin de chaque année. Afin de bien représenter la situation, les archivistes médicales de toutes les régions ont été consultés afin de non seulement identifier les raisons qui expliquent le retard, mais aussi pour obtenir des pistes de solutions qui pourraient augmenter l’efficacité et l’efficience de ces professionnelles.
- BAnQ - Recueil de règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec, 2009
- Ce Recueil a pour objectif d'aider les établissements suivaants à produire et à mettre à jour leur calendrier de conservation:l’Association québécoise d’établissements de santé et services sociaux, de l’Association des centres jeunesse du Québec, de l’Association des établissements de réadaptation en déficience physique du Québec, de la Fédération québécoise des centres de réadaptation pour personnes alcooliques et autres toxicomanes et de l’Association québécoise des archivistes médicales
Le document comporte la liste des séris documentaires et les règles de conservation et de destruction des documents
- Association des directeurs municipaux du Québec - Guide de gestion des documents municipaux
- Information bibliographique sur le guide :
Cinq ans après sa parution, nous sommes heureux de vous présenter la mise à jour du Guide de gestion des documents municipaux. Vous y trouverez près d'une centaine de modifications mineures ainsi que l'ajout de nouvelles activités du monde municipal. Les modifications proviennent de suggestions des municipalités, de modifications aux lois et règlements et d'un besoin d'adaptation de certaines règles de conservation de manière à en faciliter l'application. La mise à jour du guide a été réalisée en collaboration avec Bibliothèque et Archives nationales du Québec et approuvée par les instances gouvernementales.
- Québec, Développement économique, Innovation et Exportation - Plan de classification
- Plan de classification hiérarchique sans descriptions (ministère, Qc)
- Québec, Commission des transports - Plan de classification
- Plan de classification de la commission des tranports du Qc
- Archives de l'État en Belgique - Les archives... c’est quoi ?
- Brochures de recommandations et de conseil : Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les Provinces (Section Surveillance, avis et coordination de la collecte et de la sélection)
1- Les archives : c'est quoi?
2- Pourquoi une gestion adéquate des archives est-elle essentielle ?
3- Comment organiser la gestion des archives ?
- Archives de l'État en Belgique - Tableaux de tri
- Cette page comporte des liens vers les tableaux de tri par :
- Autorités fédérales
- Régions et Communautés
- Institutions (supra-)locales
- Archives fédérales suisses - Archives privées : Contrat de dépôt
- Exemple de contrat de dépôt d'archives : Le contrat règle le dépôt du fonds d’archives privées d'une personne personne privée/morale auprès des AFS ainsi que la conservation et l’accès aux documents déposés.
- Archives fédérales suisses - Archives privés : Contrat de donation
- Exemple de contrat de donation : Le contrat règle la donation à caractère gratuit du fonds d’archives privées d'une personne privée/morale aux AFS. Le contrat règle également la conservation et l’accès aux archives données.
- Archives fédérales suisses - Versement des documents numériques
- Procédure et processus de versement des documents aux archives et recommandations sur les formats d'archivage.
- Archives fédérales suisses - Versement des documents analogiques
- Procédure et processus de versement des documents analogiques aux archives .
- Archives fédérales suisses - Formulaire de versement
- Formulaire de versement des documents aux archives (documente en allemand)
- Archives fédérales suisses - Outils de contrôle stratégiques : Guide GEVER
- Le guide GEVER s'adresse aux directions et aux comités directeurs. Il soutient cet aspect stratégique par l'initialisation et la réalisation d'une gestion électronique des affaires (GEVER) et comprend des indications sur l'intervention des instruments de contrôle suivants :
* Self-assessment (y compris une marche à suivre)
* Risk-Cockpit (document Excel)
* Balanced Score Card (document Excel)
- Archives fédérales suisses - Outils d'évaluation
- Palette d'outils et d'instruments de travail pour l'évaluation:
- Critères
- Instructions
- Archives fédérales suisses - Archivage des bases de données
- Présentation de la solution d'archivage pour les bases de données relationnelles (SIARD) avec un lien vers le projet Planet.
- UNESCO - Charte sur la conservation du patrimoine numérique, 2003
- Charte sur le patrimoine numérique :
Le patrimoine numérique se compose de ressources uniques dans les domaines de la connaissance et de l'expression humaine, qu'elles soient d'ordre culturel, éducatif, scientifique et administratif ou qu'elles contiennent des informations techniques, juridiques, médicales ou d'autres sortes, créées numériquement ou converties sous forme numérique à partir de ressources analogiques existantes. Lorsque des ressources sont "d'origine numérique", c'est qu'elles existent uniquement sous leur forme numérique initiale.
- AFNOR - Conservation et archivage des documents relatifs aux travaux de normalisation, 2005
- Le présent référentiel fixe les règles minimales de conservation et d'archivage par AFNOR et les BN des documents référencés et relatifs aux travaux de normalisation. Les méthodes de conservation et d'archivage choisies par chacun des opérateurs du système (AFNOR et BN) doivent permettre l'accès aux documents. Le présent référentiel ne traite pas des conditions particulières liées aux supports (papier/électronique) de conservation et d'archivage. Des conditions particulières d'application peuvent faire l'objet d'un accord entre AFNOR et le BN après avis du COMOS.
- Club des responsables des politiques te projets d'archivage (CR2PA) - Définir une politique d'archivage et mettre en œuvre un système d'archivage électronique
- L’archivage a besoin de guides pratiques. Or, « apprivoiser MoReq » est une véritable boîte à outils pour les chefs de projets d’archivage et sa publication coïncide avec le lancement du CR2PA qui a pour vocation de regrouper les responsables de politiques et projets d’archivage.
Après l’exposé de la problématique, la méthode proposée pour la mise en œuvre d’un projet d’archivage et de conservation avec MoReq s’articule autour de trois axes :
1. la politique d’archivage et ses aspects méthodologiques : périmètre documentaire, contraintes réglementaires, plan de classement, durées de conservation, métadonnées ; la méthode est illustrée par quelques exemples de plan de classement et de métadonnées ;
2. la sécurité et les aspects techniques de la conservation : capture, destruction, stockage, pérennisation, restitution ;
3. le projet d’archivage : son périmètre, son déroulement, les risques, les coûts et les bénéfices.
- France - Portail de la sécurité informatique : Archivage électronique... comment le sécuriser ? 2010
- L’évolution des technologies et des avantages liés aux nouveaux moyens de communication fait que les échanges électroniques et l’utilisation des nouvelles technologies prennent une place de plus en plus importante au sein de la société. Dès lors que les éléments concernés dans le cadre de la dématérialisation présentent une valeur juridique, une utilité pour la bonne gestion à long terme ou encore un intérêt historique, il y a nécessité d’archiver. En particulier, seul un archivage électronique sécurisé permettra au juge d’apprécier la valeur juridique du document présenté, la conservation réalisée devant répondre aux exigences légales ou jurisprudentielles.
- Université Cornell - Didacticiel sur la conservation d'objets numériques, 2007
- Le didacticiel constitue une introduction aux principes fondamentaux de la conservation d'objets numériques. Il est particulièrement adapté aux besoins des bibliothécaires, archivistes, conservateurs, gestionnaires et spécialistes techniques.
- France, Archives départementales de la Haute-Garonne - Cadre de classement des archives communales
- Le cadre de classement des archives anciennes des communes avait été établi par une instruction du 25 août 1857 ; celui des archives modernes, par l’instruction du 16 juin 1842, modifiée le 20 novembre 1879. L’arrêté du 31 décembre 1926 édicte un règlement des Archives communales, assorti d’un cadre de classement qui est resté depuis sans changement. Il est ci-dessous présenté intégralement, avec, en encadré, quelques commentaires d’application. Ce système de classement est réglementaire pour les documents allant jusqu’en 1982. Au delà, l’instruction de la direction des Archives de France AD 83-1 du 8 mars 1983 préconise le recours au classement en continu (système W).
- France - Archives départementales de la Haute-Garonne : Définitions et principes, 2010
- Définition des archives, différence entre archives privées et archives publiques, description des principales fonctions archivistiques et définition des archives électroniques.
- Moreq : Modèle d'exigences pour l'organisation de l'archivage électronique
- Depuis sa première publication en 2001, MoReq répond aux besoins d'un système de gestion des archives électroniques. Il peut être utilisé à des fins diverses, telles la conception ou l'évaluation de systèmes de gestion des archives, mais aussi pour la préparation des matériels de formation en gestion d'archives. Il est devenu un principe directeur utilisé par les fournisseurs et développeurs de systèmes de gestion des archives électroniques.
- DLM-FORUM
- Le Conseil de l'Union européenne a invité la Commission à organiser un forum multidisciplinaire à tenir dans le cadre de la Communauté sur les problèmes de gestion, de stockage, de conservation et de récupération des données lisibles par machine (DLM) avec la participation des administrations publiques, des services nationaux d'archives ainsi que des représentants de l'industrie et de la recherche.
- Groupe européen d'Archives
- Le GEA, créé au début de l'année 2006, est composé d'experts des 27 États membres de l’Union européenne ainsi que des Institutions de l'Union.
Objectif : fournir des conseils et des orientations générales concernant les travaux entrepris dans les cinq domaines d’action prioritaires, à savoir :
1. La conservation des archives en Europe et prévention des dommages qu'elles peuvent subir.
2. Le renforcement de la coopération interdisciplinaire à l'échelle européenne en matière de documents et d'archives électroniques.
3. La création et maintenance d'un portail internet donnant accès à des documents et à des archives en Europe.
4. La promotion des meilleures pratiques en ce qui concerne la législation nationale et européenne en matière d'archives.
5. L'adoption de mesures pour prévenir le vol et faciliter la récupération des documents volés.
- Commission européenne - Projet e-Domec
- E-DOMEC est l’acronyme anglais de «Electronic archiving and Document Management in the European Commission».
La Commission européenne a démarré le projet "e-Domec", sa nouvelle politique d’archivage électronique et de gestion des documents, en 2002.
- Commission européenne - Cycle de vie des documents, 2009
- L’administration des documents tient compte du cycle de vie des documents et des dossiers depuis leur réception ou leur établissement formel jusqu’à leur transfert aux Archives historiques de la Commission européenne et leur ouverture au public ou jusqu’à leur destruction. Ces étapes correspondent aux opérations d'enregistrement, de classement, de conservation et de transfert aux Archives historiques.
- Archives de France - Recommandations sur le choix, la gravure et la conservation des CD-R
- Liens vers des ressources archivistiques traitant de la conservation et de la préservation de différents supports documentaires.
- Archives de France - Écrire un cahier des charges de numérisation de collections sonores, audiovisuelles et filmiques, 2009
- Ce guide s’adresse en priorité à toute personne souhaitant mener un projet de numérisation de documents sonores, audiovisuels ou filmiques : archivistes, bibliothécaires, conservateurs de musées, agents des services du patrimoine, chargés de collections ou associations responsables de fonds. Il part du postulat que le lecteur ne dispose pas de ressources internes pour la numérisation des fonds dont il a la charge et qu’il n’est pas forcément un expert des domaines techniques concernés. Il a donc l’ambition de proposer les bases nécessaires à la rédaction d’un cahier des charges.
Ce document aborde des notions techniques complexes et peu accessibles au premier abord en raison des nombreux acronymes employés par les professionnels de l’audiovisuel : un glossaire en annexe explicite donc les termes techniques utilisés.
- Archives de France - Ecrire un cahier des charges de numérisation : guide technique, 2008
- Guide technique sur les exigences techniques de numérisation des documents reliés, des manuscrits, des plans, des dessins, des photographies et des microformes.
- France, Ministère de la culture et de la communication - Numérisation du patrimoine culturel : Plan national de numérisation
- Initié en 1996, le plan national porte sur la numérisation des fonds iconographiques et sonores appartenant à l'État. Depuis 2000, il concerne également les fonds appartenant aux collectivités locales, aux fondations et associations.
- France, Minisère de la culture et de la communication - La numérisation des fonds patrimoniaux
- Portail sur la numérisation du patrimoine culturel (France et Europe) : politiques et programmes, informations techniques, informations juridiques, Catalogue des collections numérisées, etc.
- Archives de France - Étude sur les fonctions documentaires des logiciels de gestion des archives
- Descriptif de l'étude.
La direction des archives de France mène une étude sur les fonctionnalités de description documentaire offertes par les logiciels de gestion des archives au regard des normes ISAD(G) et ISAAR(CPF) et de la DTD EAD. Les résultats de cette étude sont disponibles sur demande, auprès du DITN.
- Archives de France - Les logiciels de gestion des archives
- Liste de logiciels de gestion des archives
- Archives de France - Préservation des documents d’archives
- Rappel des principes généraux de la conservation matérielle des documents d’archives, des fiches récapitulatives par sujet, des liens vers d’autres ressources en ligne, des études ou synthèses réalisées par ou pour la DAF, des exemples de cahiers des charges, les circulaires, notes et instructions.
- Archives de France - Programme et règles de base de construction d'un bâtiment d'archives
- Présentation du programme et des règles de construction d'un batiment d'archives.
- Archives de France - Archives privées
- La rubrique a pour but d’informer les responsables de services d’archives sur les aspects juridiques de la collecte des archives privées (lien vers une procédure de classement).
- Archives de France - Archives électroniques : Supports et formats
- Liens vers des directives, études et rapports de recherche sur les stratégies et les formats de conservation et de préservation des supports documentaires.
- Archives de France - Plateformes d'archivage électronique
- Notes d'information, instructions, études et documents d'information sur l'intiative de la direction des Archives de France concernant la réalisation d'une plate-forme d'archivage électronique.
- Archives de France - Les archives électroniques : Manuel pratique, 2002
- Fruit d'expertises et d'expériences diverses, ce manuel a été conçu pour des archivistes, mais son contenu pourra être utile à toutes les personnes susceptibles d'intervenir dans la constitution des systèmes et des bases. Son ambition est en effet d'aider les uns et les autres à assurer la préservation et l'accessibilité à long terme des documents et des données électroniques, notamment en leur indiquant ce qu'il est actuellement possible de mettre en pratique, compte tenu de l’état des techniques et de la réglementation.
Ce manuel destiné à se trouver sur le bureau de tout gestionnaire d'archives contemporaines, n’est cependant pas un recueil de recommandations techniques et fonctionnelles pour lesquelles nous conseillerons aux lecteurs de consulter des documents comme la norme AF Z 42-013, version 2 de décembre 2001 et le Guide publié par la MTIC.
- Archives de France - Les instructions de collecte et tri des archives : Instructions générales sur la collecte
- Instructions de collecte et de tri classées par thèmes
- Archives de France - Le records management
- Liens vers : bibliographie, normes, circulaires et manuels sur le records management
- Archives de France - Principes régissant la collecte des archives
- Extratit de : La sélection dans les archives contemporaines
Rosine Cleyet-Michaud, conservatrice générale du patrimoine, 2001
- Archives de France - Informatisation de la description : la DTD EAD (Encoded Archival Description)
- Liste de ressources sur l'EAD.
- NF Z40-350 Archivage - Prestations d'archivage et de gestion externalisée de documents - Service et mise en oeuvre des prestations, juin 2009
- Référence de la norme sur les prestations d'archivage et de gestion externalisée de documents.
- Archives de France - Recommandations sur la publication électronique des instruments de recherche, 2005
- Recommandations pour la publication électronique des instruments de recherche, quels que soient les formats natifs des documents (papier, outil de traitement de texte, PDF, HTML, XML/EAD, bases de données…). Ces recommandations pourront être reprises, en cas de prestation externe, dans un cahier des charges pour une interface d’édition et de consultation d’instruments de recherche sur le Web.
- Archives Office of Tasmania : Useful links
- Liens vers :
- Government archival organisations in Australasia
- International archival agencies
- Australian resources - Professional Associations for Archivists
- UNESCO Archives Portal
- With the Archives Portal, UNESCO provides a single interactive access point to information for archivists and users of archives worldwide.
Visitors to the UNESCO Archives Portal can browse through pre-established categories or search for specific words. They can add a new link or modify an already existing link. An electronic Newsletter provides information on new entries. The "In Focus" section presents websites of archives which are particularly interesting.
- State Records of South Australia - Recording Government : Digital Information and Records Management, 2010
- Cette page comprend des liens sur les sujets suivants :
* Information and records in an electronic world
* What is information and what are records?
* Legislative and regulatory compliance
* Legislative responsibilities
* Benefits of effective management
* Risks of ineffective management
* An electronic information management strategy
* Key elements of the strategy
- State Records of South Australia - Recording Government : Strategies for Adequate Records Management
- The Across-Government Records Management Strategy outlines six strategic goals that need to be jointly pursued by both State Records and agencies/authorities to ensure the achievement of adequate records management by the Government of South Australia. The State Government requires agencies to more effectively facilitate the development of a more open and accountable government. Adequate records management practices and the implementation of supporting systems significantly contribute to the achievement of this objective.
This strategy aims to set out a new course for the South Australian Government by addressing some fundamental records management issues and providing a framework for change. It aims to provide strategic targets as well as a planning tool for both State Records and agencies/authorities to utilise, initially over the next five years.
- State Records of South Australia - Standards for Records Management, 2010
- Cette page comprend des liens sur les sujets suivants :
* Adequate Records Management Standard
* Document and Records Management Systems Standard
* South Australian Recordkeeping Metadata Standard
* EDRMS Design Standard
* EDRMS Functional Specification Standard
* The Victorian Electronic Records Strategy - VERS
* Information Technology Standards
* Australian Standard AS ISO 15489 2002
* Australian Standard AS 5090 - 2003
* Australian Standard HB 171- 2003
* Temporary Value Records Standard
* Contracting and Official Records Standard
- State Records of South Australia - Recordkeeping Information Sheets
- Cette page comprend des liens sur les sujets suivants :
* Records - Creation to archive
* Planned management of official records
* Designing and implementing a records system
* Recordkeeping metadata
* Creating official records
* Capturing official records
* Classifying official records
* Storing official records
* Day batching of official records
* Finding official records
* Managing access to official records
* Records management reporting
* Appraisal of official records
* Transfer process for temporary value records
* Onsite storage of temporary value records
* Disposal of official records
* Normal Administrative Practice - NAP
* Managing NAP in an EDRMS
* Reliability of official records
* RM policies, procedures and practices
* Introduction to electronic records
* Records management training
* Disaster management
* Microsoft SharePoint Server and EDRMS
- State Records of South Australia - Guidelines for Records Management
- On This Page
* Introduction to the State Records Act 1997
* Recordkeeping requirements and S. A. legislation
* Adequate records management - Implementation plan
* Adequate records management - Improvement matrix
* Records management resourcing benchmarks
* EDRMS procurement and pre-implementation guideline
* Management of email as official records
* Temporary value records with an ASP
* Managing records during administrative change
* Public access determinations guideline
* Appraisal of official records
* Native Title and the separation of families
* Identifying records relevant to Native Title
* Re-sentencing of records guidelines
* Contracting and official records guideline
* Digitisation of official records
* Developing a thesaurus
* Records management audit policy and toolkit
* Records management disaster planning
- State Records of South Australia - Recording Government : EDRMS Procurement and Implementation, 2010
- This standards framework will ensure the continuation of a mandated approach to EDRMS procurement through approved standards developed by State Records whilst minimum government compliance requirements will be met through:
* a functional specification
* a metadata standard, and
* full compliance with the Victorian Electronic Records Strategy (VERS).
- State Records of South Australia - Disposal Schedules, 2010
- Calendrier de conservation des documents gouvernementaux (et autres liens d'intérêt).
- State Records of South Australia - Recording Government : Assessment and Audit, 2010
- Diffusion de résultats d'enquête (Records Management Assessment Survey) :
* Online Assessment of Records Management Practices
* Agency Assessment Reports
* Agency Audit Process
* The State Records Act and Records Management.
- State Records of South Australia - Glossary of Terms, 2009
- Glossaire de termes archivistiques
- State Records Office of Western Australia : Services to Government - Preservation Advice, 2008
- Le document comporte des informations sur les sujets suivants ;
- Storage of State archives
- Microfilming
- Paper Selection
- Background Information
- Disaster Recovery Advice
- State Records Office of Western Australia : Services to Government - Glossary of Terms
- Glossaire archivistique
- State Records Office of Western Australia : Services to Government - Transferring Archival Records To The State Records Office, 2008
- Processus de transfert des archives courantes aux entrepôts d'archives intermédiaires :
- Transfers to the Intermediate Records Repository
- Consignment Listing Information Sheet
- Archival Boxes
- State Records Office of Western Australia : Services to Government - Intermediate Records Repository, 2008
- La page comporte des informations sur les sujets suivants :
* Storage of Temporary Records
* Retrieving Records from the Repository
* Returning Records to the Repository
* Records Destruction Procedure
- State Records Office of Western Australia : Services to Government - Disposal of State Records
- Délais de conservation des archives gouvernementales et autres informations sur les critères d'évaluation, le processus de transfert et de destruction des documents :
- Creating a Disposal Authority
- Ad Hoc Disposal Schedules
- Disposal Lists
- Appraisal Criteria
- Transfer of State Records
- Methods of Destruction for State Records
- State Records Office of Western Australia : Services to Government - Principles, Policies and Standards, 2008
- The principles and standards approved by the State Records Commission represent the core recordkeeping requirements for State and Local Government agencies in Western Australia.
- Public Record Office of Victoria - Specification : Digitisation Requirements, 2009
- The purpose of this Specification is to provide a set of measurable requirements which define the criteria for digitising records with a view to using the digital copy asthe official record and disposing of the source record.
- Public Record Office of Victoria - Databases as Records : Advice to Victorian Government Agencies, 2003
- Public Record Office Victoria (PROV) has developed a strategy for dealing with public records in electronic form. This strategy (called the Victorian Electronic Records Strategy or VERS) is outlined in The Victorian Electronic Records Strategy Final Report and in PROV’s Standard for the Management of Electronic Records (PROS 99/007). In the main, VERS deals with electronic records derived from desktop computer applications (such as word processing software or email systems), but some consideration has been given to records which may be held in databases. This Advice expands on that given in VERS publications and provides guidelines to agencies on managing public records held in databases.
- Public Record Office of Victoria - Technical Issues for Capturing Web-generated Records : Advice to Victorian Government Agencies, 2008
- This Advice expands on that given in the VERS Standard and provides guidelines to agencies on capturing websites or web records that constitute a public record.
- Public Record Office of Victoria - Web-generated Records : Advice to Victorian Government Agencies, 2007
- This Advice expands on that given in the VERS Standard and provides guidelines to agencies on managing websites or web records which constitute a public record
This Advice will assist agencies in their efforts to determine what records should be kept, how long they should be kept for, and how they should be treated once captured. A related PROV resource, Advice to Agencies 20b: Technical Issues for Capturing Web Records, offers help determining capture methods and protocols.
- Public Record Office of Victoria - Email as Records : Advice to Victorian Government Agencies, 2002
- Recommandations pour la gestion et l'archivage du courrier électronique.
- Public Record Office of Victoria - Electronic Recordkeeping : Advice to Victorian Government Agencies, 2000
- Recommandations sur la gestion des archives numériques
- Public Record Office of Victoria - Victorian Electronic Records Strategy : Management of Electronic Records, 2010
- The Victorian Electronic Records Strategy (VERS) addresses the cost-effective, long-term, preservation of electronic records.
The structure and requirements of VERS are formally specified in the Standard for the Management of Electronic Records (PROS 99/007) and its five technical specifications. There are also six Advices that describe aspect of VERS. The relationship between the VERS Standard, the Specifications that support this Standard, and the Introduction and Advices that explain VERS is shown below.
- Public Record Office of Victoria - Standard: Creation & Maintenance of Public Records, 2008
- Recommandations pour la création et la gestion des documents.
- Conseil international des archives - Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems, 2008
- This document will help organisations to ensure that evidence (records) of business activities transacted through business systems are appropriately identified and managed.
The document does not prescribe a specific implementation approach. The intent of these specifications can be realised through interfacing or integrating the business system with an electronic records management system or by building the functionality into the business system.
- Conseil international des archives - Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems, 2008
- This Module articulates a set of functional requirements for electronic records management systems. These requirements apply to records irrespective of the media in which they were created and stored.
- Conseil international des archives - Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments - & Statement of Principles, 2008
- The aim of the Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments project is to produce globally harmonised principles and functional requirements for software used to create and manage electronic records in office environments.
The aim of the Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments project is to produce globally harmonised principles and functional requirements for software used to create and manage electronic records in office environments.
- Public Record Office of Victoria - Guideline : Functional Analysis, 2010
- The purpose of this Guideline is to facilitate the implementation of requirement six, contained in the Operations Management Specification.
- Public Record Office of Victoria - Recordkeeping Responsibilities for Volunteers, 2010
- This fact sheet provides an overview of the Recordkeeping responsibilities of volunteers working within a government agency.
- Public Record Office of Victoria - Recordkeeping Responsibilities for Public Sector Employees, 2010
- Responsabilités de gestion documentaire des employés dans le secteur public et gouvernemental.
- Public Record Office of Victoria - Recordkeeping Responsibilities of Heads of Departement and CEOS, 2010
- Responsabilités de gestion documentaire des chefs de départements.
- Public Record Office of Victoria - Guideline Records & Risk Management, 2010
- This Guideline describes a methodology for the assessment and management of risk related to recordkeeping in accordance with the six-step approach of the Australian/New Zealand Standard on risk management. It aims to help Victorian government agencies to include recordkeeping and records management into their risk management framework.
- Public Record Office of Victoria - Guideline Managing Records of Outsourced Activity, 2010
- The purpose of this Guideline is to facilitate the implementation of requirements 21 to 29 contained in Strategic Management Specification regarding managing the records associated with outsourced activities and privatisation of government functions. It provides sample contract clauses which can be adjusted or expanded to suit the requirements of specific agencies and contracts.
This Guideline applies to the development of records management clauses for inclusion in contracts or agreements for outsourcing activities to external service providers. It can also be helpful when drafting legislative instruments to privatise government functions. While this Guideline doesn’t relate to an agency outsourcing activities to another Victorian government agency, the draft clauses can be used in such contracts to clarify recordkeeping responsibilities.
- Public Record Office Victoria - Records Management Policy, 2010
- This Guideline identifies the benefits of having a records management policy, and outlines the steps involved in its development and implementation. The main elements that should be included in a records management policy are covered, along with a brief explanation of why they are needed.
- Public Record Office of Victoria - Strategic Management Specification, 2010
- This Specification provides a detailed set of requirements which define the criteria for the implementation of the Strategic Management Standard. Agencies must meet all the requirements detailed in this Specification to ensure they comply with the principles articulated in the Standard.
- Public Record Office of Victoria - Recordkeeping Standard : Strategic Management, 2010
- This Standard provides a set of mandatory principles for Victorian government agencies regarding the strategic management of public records.
- The National Archives (UK) - Appraisal policy, 2004
- Principes régissant l'évaluation des archives.
- The National Archives (UK) - How to compile an appraisal report, 2006
- Méthodologie de rédaction d'un rapport d'évaluation.
- The National Archives (UK) - Management of audiovisual records, 2002
- This booklet sets out guidance on the management of audiovisual records. Its purpose is to assist government staff responsible for or overseeing the creation and maintenance of such records, and to assist departmental records staff on the appraisal, preparation for transfer and access to such records and any supplementary material.
- The National Archives (UK) - Disaster planning and risk management
- Conditions de conservation et de préservation des archives.
- The National Archives (UK) - Planning a new record repository, 2004
- This memorandum is intended as an aide-memoire for those responsible for planning a new purpose-built record repository or adapting a building to this purpose.
- The National Archives (UK) - Archive Collection Policy Statements, 2004
- The checklist below shows the categories of information which archive custodians should consider including in any archive collection policy statement that is issued in order to comply with the Historical Manuscripts Commission Standard for record repositories.
- The National Archives (UK) - Guidance on care, handling and storage of removable media, 2008
- This document is one of a series of guidance notes produced by The National Archives, giving general advice on issues relating to the preservation and management of electronic records. It is intended for use by anyone involved in the creation of electronic records that may need to be preserved over the long term, as well as by those responsible for preservation.
This guidance note provides advice on the care, handling and storage of removable storage media. Electronic storage media are susceptible to damage through mishandling or inappropriate storage conditions – a sound knowledge of the correct handling and storage conditions for each type of medium is essential
- The National Archives (UK) - Guidance on selecting storage media, 2008
- This document is one of a series of guidance notes produced by The National Archives, giving general advice on issues relating to the preservation and management of electronic records. It is intended for use by anyone involved in the creation of electronic records that may need to be preserved over the long term, as well as by those responsible for preservation.
This guidance note provides information for the creators and managers of electronic records about the selection of physical storage media in the context of long-term preservation.
The scope of this guidance note is limited to removable storage media. Server-based hard disk storage offers a secure storage regime for electronic records, provided it is well managed and includes an effective back-up strategy.
- The National Archives (UK) - Selecting File Formats for Long-Term Preservation, 2008
- This guidance note sets out a range of criteria the aim of which is to help data creators and archivists make informed choices about file format issues.
- The National Archives (UK) - Managing digital records without an electronic record management system, 2010
- The purpose of this guidance is to demonstrate how an organisation can improve the management of records within their file systems by: Establishing a Records Management Policy. The creation and use of management rules. The development of a classification structure. The introduction of email management rules and version control. Establishing user compliance / buy-in.
- The National Archives (UK) - EDRMS & FilePlan - Background Checklist
- The National Archives (UK) - Evaluating information assets: Toolkit for appraising the inventory of electronic records
- This toolkit is provided to help departments make an initial evaluation of the content of their inventories of electronic record collections developed as part of the Information Age Government strategy which requires all newly created public records to be electronically stored and retrieved by 2004. The strategy requires departments to undertake appropriate action to meet specific milestones at designated dates.
- The National Archives (UK) - Management of electronic records on websites and intranets: an ERM toolkit, 2001
- TThis toolkit outlines the existence of public records in websites and intranets and is designed to explain specific requirements for the management of information and records on websites. It provides pointers to how this can be achieved effectively even where a website is already up and running without rigorous procedures already in place.
- The National Archives (UK) - Guidelines on developing a policy for managing email, 2004
- Politique de gestion et d'archivage des courriers électroniques.
- The National Archives (UK) - Business classification scheme design, 2003
- Approche de classification des documents et des archives.
- The National Archives (UK) - Sustainable electronic records: strategies for the maintenance and preservation, 2001
- This toolkit will help departments develop three main products:
• develop a compliant sustainability plan
• identify the access requirements for those records that are to be maintained
• identify the appropriate options needed to maintain the records over time.
- The National Archives (UK) - Guidance for an inventory of electronic record collections, 2000
- The toolkit is designed so that an inventory of electronic record collections can be developed in a clearly defined manner, and be in operation.
- The National Archives (UK) - Corporate policy on electronic records, 2000
- The guidance is designed so that a corporate policy for electronic records can be developed in a clearly defined manner, and be put into operation
- The National Archives (UK) - Standards and best practice for records managers
- The standards and best practice guidelines below are for records and information managers in all organisations that create or hold public records. They aim to promote effective records management in government.
File creation
Tracking records
Storage of semi-current records
Business recovery plans
Discontinued and transferred functions
Documentation of records work
Preparation of records for transfer to The National Archives
Closure on transfer guidelines
Closure on transfer form
Retention application form
Redaction toolkit: guidelines for the editing of exempt information from paper and electronic documents prior to release
How to complete an information survey of records
Public Inquires - the Management of Records
Guidance on the management of Private Office papers
Management of audiovisual records
- Archives New Zealand - Electronic Recordkeeping Systems Standard, 2005
- The specifications in this Standard draw on international professional literature and various institutional standards and policies. In particular, the Standard has adopted the distinction made by the electronic records and archives authority, David Bearman, between business information systems and recordkeeping systems. The specifications have drawn heavily upon the European Commission's Model Requirements for the Management of Electronic Records: 'MoREQ' specification.
This Standard articulates a set of functional specifications for electronic recordkeeping systems for use within the New Zealand public sector. These specifications apply to records irrespective of the media in which they were created and stored.
- Archives New Zealand - Guide to Managing Web Records, 2009
- The Guide to Managing Web Records is a good practice guide for public offices and local authorities managing web records and developing web information management frameworks in line with their organisation-wide recordkeeping policies and systems.
- Archives New Zealand - Technical Guide to Implementing Recordkeeping Metadata in Electronic Document/Records Management Systems (EDRMS)., 2009
- The Technical Guide contains a large amount of information including definitions and metadata concepts, practical implementation advice and metadata schemas.
- Archives New Zealand - Digitisation Standard, 2007
- This standard sets out requirements for digitisation processes for public offices and local authorities.
- Archives New Zealand - Archives New Zealand - Digital Recordkeeping
- La page comporte des informations sur les sujets suivants :
- Introduction to Digital Recordkeeping
- Defining Digital Records
- Managing Email as Records
- Digitisation
- Electronic Recordkeeping Metadata
- Standards and Guides
- Australasian Digital Recordkeeping Initiative
- Archives New Zealand Digital Continuity Programme
- Transferring Electronic Records to Archives New Zealand
- External Resources
- Archives New Zealand - Digital Continuity Action Plan
- The overarching aim of this initiative is to provide the framework for an environment where individual agencies do not have to supply the technological and human resources and expertise necessary for the implementation of actions and methodologies that support digital continuity and preservation on an uncoordinated, individual basis.
- Archives New Zealand - Glossary of Terms
- This glossary is a compilation of legislative, digital continuity, digital preservation and Continuum terms.
The glossary is intended to provide a tool that can be used by records managers and digital preservation practitioners to underpin communication and collaborative work between the disciplines involved in preserving and providing continued access to digital content.
- Archives New Zealand - Continuum Resource Kit
- Continuum is a whole-of-government programme which provides a comprehensive Resource Kit of tools, standards and guidelines.
- Archives New Zealand - Methods of Destruction, 2006
- This fact sheet looks at how public offices and local authorities should destroy records and their responsibilities when doing this.
- Archives New Zealand - Transfer Fact sheet, 2006
- Processus de transfert (versement) des archives au centre d'archives définitives.
- Archives New Zealand - Preparing Records for Transfer: A Guide to Listing and Boxing
- This recordkeeping guide is to assist public offices with compiling transfer lists and boxing records for transfer to Archives New Zealand. Deposit with Archives New Zealand occurs once records that have been authorised as having permanent value are no longer required by public offices for business and legislative purposes.
The guide outlines the transfer process and gives specific guidance on how to list and package records according to set standards. If you have any questions or would like further advice or assistance, please contact Archives New Zealand.
- Archives New Zealand - Transfer of public archives
- Liste des outils archivistiques pour le versement des archives publiques : Advice for public offices, advice for local authorities, Transfer fact sheet, Standards and guides, Preparing Records for Transfer: A Guide to Listing and Boxing, List template, Transfer Agreement Form, Fact sheet: Methods of Destruction, Access Authority Form, Access Standard
- Archives New Zealand : Advice for public offices - Records Appraisal and Disposal
- La page renvoie vers la stratégie d'évaluation, le processus d'évaluation et les délais de conservation (par secteur d'activités).
An effective records management programme should include provision for records appraisal and disposal. Systematic records disposal is good business practice, ensuring that money and staff time is not wasted on administration and storage of records with no business or archival value.
- Australian Government, National archives of Australia - Australasian Digital Recordkeeping Initiative
- ADRI was formed to articulate and promote a common approach to digital recordkeeping and to collaborate, engage and inform, and share resources in the development of practical strategies for enabling the creation and preservation of, and long-term access to, born-digital and digitised records.
- Archives Office of Tasmania - Guides, 2009
- The first three guides each has a detailed introduction outlining the role, functions and administration of the government organisation which created the records covered by the guide and provides detailed descriptions of the arrangement and content of each series of records.
The fourth Guide includes all records relating to immigration regardless of the government agency which created them. As well as descriptions of all the relevant series of records this guide also gives an outline of the various government immigration schemes and an administrative history of the major agencies involved with these schemes.
- Archives Office of Tasmania - Recordkeeping Strategies for Websites and Web pages, 2009
- This guideline articulates key principles for managing records of websites, webpages (public or internal) and supporting records and provides a range of recordkeeping strategies that agencies can use to manage these as State records.
- Archives Office of Tasmania - Disposal schedule layout template
- Formulaire vierge - Calendrier de conservation
- Archives Office of Tasmania - State Records Guideline: Retention and Disposal of State Records, 2008
- This guideline is issued under the provisions of Section 10A of the Archives Act 1983. Guidelines issued by the State Archivist under this Section set standards, policy, and procedures relating to the making and keeping of State records. This section also requires all relevant authorities to take all reasonable steps to comply with these guidelines, and put them into effect.
- Archives Office of Tasmania - Preparing Records for Transfer to the Archives Office
- Processus de versement des archives.
- Archives Office of Tasmanian - State records guidelines and recordkeeping advices
- Guidelines - list of guidelines
These formal guidelines provide a range of policies, standards, and procedures for recordkeeping in State and local government organisations to ensure that the making and management of records is effective transparent, and accountable.
These guidelines cover a wide range of issues such as clarifying the attributes of ‘proper records’, processes for managing email as records, storing records with outside providers, and converting paper records to digital formats.
Advices - list of advices
Less formal recordkeeping advices for the Tasmanian State and local government sectors are also issued which support and explain the formal guidelines. These also provide an indication of any national or international standards that have been endorsed for recordkeeping in the sectors and also include advice on other issues which enhance the effective management of State records.
- Archives Office of Tasmania - Managing Electronic Communications as Records, 2009
- This guideline provides an explanation of the meaning and application of recordkeeping principles to the management of electronic communications. It sets out the principles for managing electronic communications and the roles and responsibilities of those managing these communications.
- Archives Office of Tasmania - Schedules by Function, 2010
- Liste des délais de conservation des archives gouvernementales par secteur d'activité.
- Directory of Archives in Australia
- Répertoire des services d'archives en Australie.
- Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS), 2002
- Présentation du standard OAIS.
- National Library of Australia - Practical advice for preserving publications on disk, 1999
- The purpose of this paper is to provide guidance based on our practical experience to those who wish to manage their collections on computer disk. Appropriate materials, identification, metadata, copyright, preservation and access considerations are dealt with in practical terms to help you understand how we manage our collections, and how this can be applied to your own materials.
- BnF - Plan d'urgence, 2009
- La mise en place d’un plan d’urgence dans un établissement a pour but de prévoir les différents risques de sinistres encourus par les collections et de préparer à l’avance les interventions permettant d’en réparer les dégâts.
- BnF - La politique de conservation à la BnF : politique, laboratoire et sites, 2010
- Liens vers des fiches pratiques : conservation, préservation et plan d'urgence.
Au fil de son histoire, la Bibliothèque a développé des techniques appropriées à sa mission de conservation. Aux activités de conservation curative traditionnelle et à la reliure, sont venues s’ajouter des activités nouvelles : la prévention et la préservation, la formation et la sensibilisation des personnels, la numérisation, la recherche et la veille technologique.
Son laboratoire permet une véritable approche scientifique grâce au développement des méthodes d’analyse des matériaux, de leurs conditions de vieillissement et de dégradation.
Les activités se répartissent sur quatre sites distincts coordonnés au sein du département de la Conservation (DSC) par un service central basé sur le site François-Mitterrand.
- Les pages des enseignants-document@listes de l'académie de Reims - La politique documentaire d'établissement
- Liste de ressources (françaises) sur la politique documentaire.
- Canadian Association of Research Libraries - Politique sur la gestion de l'information gouvernementale, 2005
- Réponse de l'ABRC/CARL sur l’ébauche de la Politique sur la gestion de l’information gouvernementale.
- Cégep de Lévis-Lauzon - Politique sur l’accès aux documents et sur la protection des renseignements personnels, 2006
- La présente politique énonce les règles, devoirs et obligations en ce qui concerne la "Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels détenus par le Cégep pour fins de gestion".
De plus, cette politique vise à développer une éthique par notre personnel dans la collecte et le traitement de renseignements nominatifs ou confidentiels.
- École Polytechnique Montréal - Politique de gestion des documents administratifs et des archives, 2002
- Présentation des principes directeurs de la gestion documentaire, des critères de conservation des documents aux archives de l'École Polytechnique et du guide de classification uniforme.
- Commission scolaire des Phares - Receuil des règles de gestion, 2002
- Présentation du cadre législatif et documentaire de gestion des archives à la commission scolaire des Phares.
- Commission scolaire des Navigateurs - Politique relative à l'accès aux documents des organismes publics et à la protection des renseignements personnels
- La présente politique vise à établir les modalités suivantes :
- assurer l'accès aux documents publics de la commission scolaire;
- régir la cueillette des renseignements personnels;
- assurer la protection des renseignements personnels dont la commission scolaire est dépositaire.
- Barillot et al., 2008. La gestion documentaire : de la théorie à la pratique
- Résumé :
La gestion documentaire est une des clés de l’efficacité et l’efficience de la démarche qualité des établissements de santé. Elle permet d’offrir à l’ensemble des professionnels une visibilité sur les procédures existantes conduisant à une mise en commun permettant d’améliorer les organisations et de sécuriser toutes les étapes critiques de la prise en charge des patients. Dans cet article, nous décrirons l’organisation optimale de la gestion documentaire selon les recommandations de la Haute autorité de santé (HAS) et de la norme ISO, puis nous discuterons concrètement des méthodes potentiellement utilisables pour générer un outil adapté à notre pratique quotidienne permettant d’atteindre les objectifs de sécurité.
- Commission scolaire des Affluents - Politique de gestion de l'information, 1999
- Définir les paramètres relatifs à la gestion de l=information consignée à la Commission scolaire des Affluents, impliquant les membres du Conseil des commissaires et l'ensemble de ses employés.
- Cégep de Drummondville - Politique de gestion des documents administratifs, 2005
- La politique énonce les principales règles relatives à la classification, à la conservation, à l'utilisation et à la consultation des documents administratifs Dont le Cégep a la responsabilité.
- ProfsDocs - Politique documentaire : définitions & références, 2010
- Définitions et références bibliographiques.
- Nicole Périat, 1997. Politique de gestion du courrier électronique
- Dans un premier temps, le travail réalisé présente un bref historique du courrier électronique, puis ses principaux avantages et inconvénients, avant d'insister sur la nécessité d'une gestion adéquate de ce nouveau mode de communication. La deuxième partie est consacrée aux principaux points à inclure dans une politique de gestion du courrier électronique, c'est-à-dire les objectifs d'une telle politique, les définitions essentielles, la création des messages électroniques, l'utilisation du système de messagerie, l'évaluation et la conservation des message, ainsi que leur organisation. Finalement, quelques éléments importants à considérer lors de l'implantation d'une politique de gestion du courrier électronique achèvent cette présentation.
- Commission scolaire des Premières-Seigneuries - Poltique relative à la gestion documentaire, 1999
- Commission scolaire Pierre-Neveu - Politique de gestion documentaire, 2006
- Commission scolaire de la Riveraine - Politique de gestion documentaire, 2003
- Loto Québec - Plan de classification, 2009
- Commission scolaire des Chic-Chocs - Politique relative à la gestion documentaire, 2007
- Ville de Prévot - Plan de classification
- Ordre des chimistes du Québec - Plan de classification, 2007
- Commission scolaire de Sainte Hyacinthe - Plan de classification uniforme des documents, 2008
- Municipalité de Verchères - Plan de classement
- Protecteur du citoyen - Schéma de classification
- Québec - Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels, 2008
- Le 29 mai 2008, le Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels est entré en vigueur. Ce règlement, adopté en vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, impose aux dirigeants des ministères et organismes qui y sont assujettis des obligations complémentaires à celles prévues dans cette loi. Il favorise donc une plus grande transparence des organismes publics par la diffusion des documents qui présentent un intérêt pour l’information du public. Il confère aussi une protection accrue des renseignements personnels par la mise en place de mécanismes de contrôle lors du développement ou de la refonte du système d’information ou de prestation électronique des services. Le règlement identifie également certains paramètres à considérer lors de la réalisation de sondages et de l’utilisation de la technologie de vidéosurveillance.
- Ville de Gatineau - Directive concernant le respect des fonds, 2001
- Cas de villes fusionnées.
- Ville de Gatineau - Directive concernant le déménagement des dossiers, 2001
- Cas de villes fusionnées.
- Ville de Gatineau - Directive concernant le matériel pour la gestion des dossiers actifs de la nouvelle ville
- Cas de villes fusionnées.
- Ville de Gatineau - Directive de transfert des dossiers et élimination de documents, 2001
- Ville de Gatineau - Plan de classification corporatif, 2010
- Institut national de santé publique du Québec - Plan de classification des documents, 2009
- Services Québec - Plan de classification des documents, 2009
- Ministère du conseil exécutif du Québec - Plan de classification des documents, 2010
- Centre de services partagés du Québec - Plan de classification des documents
- ITHQ - Plan de classification, 2009
- Vermont States Archives - Retention Requirements, 2011
- A retention requirement is the length of time a record must be retained by an agency before it may be destroyed or transferred to the State Archives or an agency archives (also see "Disposition Requirements"). The retention requirements below represent events or triggers that cause records to move from an active to inactive state. An "event" is tied to a specific time requirement: i.e. Retain Until "Calendar Year Ends" PLUS 3 Years.
- Vermont States Archives - Record Inventory Form
- Formulaire vierge pour l'inventaire des documents.
- Vermont States Archives - Records Pick Up Request
- Formulaire et instructions de transfert des archives.
- Vermont States Archives - Transferring Records to the State Records Center, 2009
- This procedure provides guidelines for records officers and records liaisons to transfer inactive paper records to the State Records Center for later disposition. Agencies
transferring records to the State Records Center are responsible for choosing safe and secure delivery services.
- Vermont States Archives - Vermont Functional Classification, 2010 System
- Vermont States Archives - Record Schedules, 2009
- US Office of Environmental Information - Vital records procedure, 2009
- This procedure identifies specific requirements, processes and supporting documents that EPA uses to manage vital records.
- US Office of Environmental Information - Records Schedules, 2009
- US Office of Environmental Information - Records Management Manual, 2008
- This Manual prescribes the requirements and responsibilities for conducting EPA's records management program to ensure that the Agency is in compliance with federal laws and regulations, EPA policies, and best practices. It is intended for Records Liaison Officers and records contacts, but is valuable for all EPA staff performing records management functions.
- US Office of Environmental Information - Records Management Policy 2155
- The Records Management Policy establishes principles, responsibilities, and requirements for managing EPA’s records to ensure that the Agency is in compliance with federal laws and regulations, EPA policies, and best practices for managing records. This Agency-wide policy provides the framework for specific guidance and detailed operating procedures governing records management organization and implementation
- Iron Mountain Incorporated - Records Management Procedures Manual, 2008
- This Records Management Manual provides university offices with procedures based on best practices for the management of university records. The foundation of our records management program is the implementation of the Records Retention Schedule that will facilitate effective recordkeeping and result in more efficient space planning. The proper use of the Records Retention Schedule will also help ensure the satisfaction of DePaul’s legal and compliance requirements for managing records.
In addition, this manual also provides guidelines for DePaul University offices in defining their internal records procedures and thereby serves as a framework for establishing consistent and reliable university recordkeeping practices.
- Iron Mountain Incorporated - Records Management Best Practices Guide
- The Iron Mountain best practices initiative is a direct response to requests from our customers for guidance on:
• Best-in-class compliant records management practices
• Continual program improvement ideas
• Government regulations that impact records and information management
- University of London - Records management manual : Best practice procedure (destruction of confidential paper records), 2009
- University of London - Records management manual : Best practice procedure (electronic records management), 2009
- The principles governing the closure and subsequent retention of electronic records are identical to those for paper records although systems are not yet in place
to fully support these principles. It is, however, essential that good practices are developed in preparation for full electronic document and records management (EDRM).
- National Archives and Records Service (NARS) - Records Management: Best practices guide
- La page comporte des liens vers des ressources archivistiques :
* What is records management?
* Advantages of effective records management
* Legal framework for a sound records management programme
* Areas of responsibility
* Elements of a sound records management programme
* Records management policy , Records management procedures, Records classification systems, Records control mechanisms, Disposal, Training
* Managing Electronic Records
* Records Management Publications
- Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada - Politique sur l'accès à l'information, 2008
- Les objectifs de la présente politique sont les suivants :
1. Faciliter la conformité législative et règlementaire, ainsi que renforcer l'application efficace de la Loi sur l'accès à l'information et du Règlement par les institutions fédérales.
2. Assurer l'application uniforme de pratiques et procédures dans l'administration de la Loi et du Règlement afin que les auteurs des demandes obtiennent de l'aide tout au long du processus de demande.
- Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada - Politique sur la gestion des technologies de l'information, 2009
- La présente Politique a pour objectif de réaliser l'efficience et l'efficacité dans l'utilisation des technologies de l'information, à l'appui des priorités gouvernementales et de la prestation des programmes, de manière à accroître la productivité et à améliorer les services offerts au public.
- Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada - Cadre stratégique pour l'information et la technologie, 2009
- Le Cadre stratégique sur l'information et la technologie vient donner le contexte stratégique de la Politique sur la gestion de l'information et la Politique sur la gestion des technologies de l'information. Il tient aussi compte de la Politique sur la protection des renseignements personnels et des données, de la Politique sur l'accès à l'information et de la Politique sur la sécurité du gouvernement . Par ailleurs, il renferme des principes directeurs pour assurer de saines pratiques de gestion de l'information et de la technologie à l'échelle du gouvernement. Ces principes permettent également d'aider les particuliers et les fonctionnaires à exercer pleinement leurs droits et leurs obligations.
- Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada - Directive sur la tenue de documents, 2009
- La directive a pour objectif : assurer l'adoption de pratiques efficaces de tenue de documents qui permettent aux ministères de créer, d'acquérir, de saisir, de gérer et de protéger l'intégrité des ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle relativement à l'exécution des programmes et à la prestation des services du gouvernement du Canada.
- Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada - Ligne directrice à l'intention des employés fédéraux : Rudiments de la gestion de l'information, 2009
- Les présentes lignes directrices s'adressent à l'ensemble des employés fédéraux. Elles ont été élaborées pour les aider à comprendre leurs rôles et leurs responsabilités en matière de gestion efficace des ressources documentaires suite à l'entrée en vigueur de la nouvelle Politique sur la gestion de l'information (2007), de la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information (2007) et de la Directive sur la tenue des documents (2009), publiées par le Secrétariat du Conseil du Trésor.
L'information est présentée en trois parties :
* Renseignements sur les pratiques de base en matière de gestion de l'information (GI) et la tenue des documents (TD);
* Les précisions sur les notions relatives à la GI
* Les sources d'aide et de conseils supplémentaires
- Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada - Norme pour les systèmes de gestion électronique des documents et des dossiers (SGEDD), 2010
- La présente Norme appuie la Politique sur la gestion de l'information et la Politique sur la gestion des technologies de l'information en décrivant les obligations en matière de gestion de l'information (GI) et de technologie de l'information (TI) du cadre supérieur responsable de la GI et du dirigeant principal de l'information (DPI) ou de son équivalent en ce qui a trait aux systèmes de gestion électronique des documents et des dossiers (GEDD).
- Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada - Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information, 2007
- La directive définit les rôles et les responsabilités des employés ministériels en vue d'appuyer les administrateurs généraux dans la gestion de l'information au gouvernement du Canada.
- Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada - Politique sur la gestion de l'information, 2009
- Caroline, Sauvageau - Le b.a.-ba de la gestion des archives pour les organismes publics décentralisés et pour les sociétés à but non lucratif, 2010
- Le but principal de ce guide est d’offrir un aide-mémoire relatif à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un système de gestion des archives dans une organisation, qu’elle soit publique ou privée.
- Commission européenne - Politique d'Archivage
- La politique d'archivage de la Commission européenne englobe à la fois ses politiques internes et la stratégie en matière d'archives ainsi que la coopération et la coordination externes.
- Université Laval - Politique de préservation des documents administratifs et des archives
- Le présent document énonce la politique de la Division des archives de l'Université Laval en matière de préservation des archives, identifie les principes, les objectifs et les critères d'application de cette politique et précise le rôle des divers intervenants.
- Didactique interactif sur le records management, 2006
- ONU Section des archives et des records - Boîte à outils pour le records management dans les opérations maintien de la paix
- La boîte à outils présente un guide complet aux politiques, procédures et conditions nécessaires pour le records management dans les opérations maintien de la paix. Elle comporte tous les aspects du records management à partir de la création des records jusqu'à leur transfert à la Section des archives et des records de l'OMU ou à leur destruction.
- Ville de Montréal - Guide des archives
- Bibliothèque et Archives nationales du Québec - Orientations pour la gestion documentaire des courriels au gouvernement du Québec
- Les objectifs des présentes orientations consistent à :
- établir les principes directeurs pour la gestion documentaire du courrier électronique au gouvernement du Québec;
- assurer des pratiques conformes à la législation et à la réglementation en vigueur;
- recommander un partage des rôles et responsabilités entre les intervenants;
- assurer l’accessibilité, la protection des renseignements personnels et confidentiels, la conservation et la destruction, en conformité avec le calendrier de conservation, des courriels qui ont une valeur;
- assurer la destruction des courriels sans valeur.
- Bibliothèque et Archives nationales du Québec - Numérisation des documents administratifs
- Le guide aborde l’activité de numérisation sous l’angle de la gestion de projet et de la gestion documentaire. Le guide compte cinq sections qui couvrent les divers volets d’une opération de numérisation dans un cadre de gestion documentaire.
- Bibliothèque et Archives nationales du Québec - Profils de métadonnées gouvernementaux
- Ce document comprend quatre parties principales. La première partie consiste en un guide d'utilisateur, lequel présente les éléments faisant partie d'une fiche descriptive de métadonnées, classe les métadonnées selon leur degré d'obligation, identifie un exemple d'application et donne des recommandations pour adapter les profils aux exigences et attentes des organismes publics.
Les parties deux et trois contiennent l'ensemble des fiches descriptives présentant le détail de chacune des métadonnées des dossiers et des documents.
La quatrième partie présente les métadonnées opérationnelles s'appliquant spécifiquement aux processus de gestion documentaire, soit l'enregistrement institutionnel, la destruction, le transfert dans un entrepôt de documents semi-actifs ou sur un autre serveur, le versement des archives à conservation permanente et les validations.
- Bibliothèque et Archives nationales du Québec - Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics
- La politique présente de plus le cadre scientifique (concept de base et principes) dans lequel doit s'inscrire la gestion des documents inactifs des organismes publics. Elle constitue donc une référence permanente de base pour tous ceux et celles qui sont concernés par la garde du patrimoine archivistique public du Québec.
- Bibliothèque et Archives nationales du Québec - Politique administrative concernant la gestion des documents semi-actifs du gouvernement du Québec
- La présente politique concerne les documents semi-actifs des organismes publics visés au paragraphe 1o de l'annexe de la Loi sur les archives soit le Conseil exécutif, le Conseil du trésor, les ministères et les organismes gouvernementaux.
Les organismes publics reliés au réseau municipal ainsi qu'à ceux de l'éducation et de la santé ne sont pas soumis à la présente politique. Il en est de même de l'Assemblée nationale et des organismes en relevant ainsi que des tribunaux.
- Bibliothèque et Archives nationales du Québec - Politique administrative concernant la gestion des documents actifs du gouvernement du Québec
- La présente politique concerne donc les documents actifs, essentiels ou non, des organismes publics
- Bibliothèque et Archives nationales du Québec - Guide de gestion des archives de maisons d’édition, 2005
- Le présent Guide de gestion des archives de maisons d’édition apporte, selon nous, la réponse
idéale aux problèmes de classification et de sélection des archives du milieu de l’édition.
- Bibliothèque et Archives nationales du Québec - Guide de gestion des archives des centres locaux de développement (CLD) du Québec, 2009
- Dans le but d’aider les CLD à élaborer leur calendrier de conservation, BAnQ et l’Association des centres locaux de développement du Québec ont procédé, au cours de l’automne 2008, à la conception du Guide de gestion des archives des centres locaux de développement (CLD) du Québec.
- Bibliothèque et Archives nationales du Québec - Guide de gestion des archives à l'intention des établissements d'enseignement privés du Québec, 2009
- Ce Guide de gestion des archives à l’intention des établissements d’enseignement privés a pour but d’aider les gestionnaires de l’éducation à améliorer la gestion de leurs archives
- Bibliothèque et Archives nationales du Québec - Recueil des règles de conservation des documents communs des ministères et organismes gouvernementaux, refonte - section « Ressources humaines », août 2010.
- Le recueil est un outil qui sert à tous les ministères et organismes gouvernementaux à l’élaboration et à la mise à jour de leur calendrier de conservation et permet d’uniformiser les règles de conservation pour les séries de gestion.
- Bibliothèque et Archives nationales du Québec - Recueil des règles de conservation des documents communs des ministères et organismes gouvernementaux, refonte - section « Affaires juridiques », août 2010
- Le recueil est un outil qui sert à tous les ministères et organismes gouvernementaux à l’élaboration et à la mise à jour de leur calendrier de conservation et permet d’uniformiser les règles de conservation pour les séries de gestion.
- Bibliothèque et Archives nationales du Québec - Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents, 2004
- Méthodologie de mise sur pied de systèmes de gestion intégrée de documents, adaptée aux besoins du Gouvernement du Québec, à ses orientations technologiques et conforme aux meilleures pratiques en cours dans le monde.
- Bibliothèque et Archives Canada - Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada, 2000
- Cet instrument de travail présente des périodes de conservation pour les documents administratifs communs qui sont fondées sur les meilleures pratiques des trente dernières années. Il contient aussi la politique du Conseil du Trésor en ce qui concerne la conservation et la destruction des documents qui contiennent des renseignements personnels. Lorsque la destruction des documents n'est pas autorisée, cet instrument offre aux institutions des informations qui serviront à identifier l'autorisation de disposition appropriée ou, au besoin, à obtenir une nouvelle autorisation de disposition. Même si cet instrument regroupe les informations essentielles pour faciliter la disposition des documents administratifs communs, on devra consulter les autorisations pluriinstitutionnelles de disposition des Archives nationales du Canada lorsque des documents sont exclus de ces dernières.
- Bibliothèque et Archives Canada - Lignes directrices pour la gestion des courriels, 2009
- Bibliothèque et Archives Canada - Government of Canada Records Management Metadata Standard, 2007
- Norme de métadonnées de la gestion des documents du gouvernement du Canada
- Bibliothèque et Archives Canada - Information Management Capacity Check Tool and Methodology, 2006
- Bibliothèque et Archives Canada a élaboré l'outil Évaluation des capacités en matière de gestion de l'information (ÉCGI) pour aider les ministères et organismes fédéraux à évaluer leurs capacités actuelles en matière de GI en fonction des normes et des pratiques exemplaires de l'industrie, puis pour établir un plan stratégique d'amélioration de leurs propres capacités et pratiques exemplaires.
- Bibliothèque et Archives Canada - Retention Guidelines for Common Administrative Records of the Government of Canada, 2008
- Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale
- Bibliothèque et Archives Canada - File Format Guidelines for Preservation and Long-term Access, 2010
- Dans le présent document sont précisés les formats de fichier qui seront pris en charge par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) dans le Dépôt numérique fiable (DNF). Les formats sont identifiés comme suit :
* recommandé;
* acceptable pour le transfert.
- Bibliothèque et Archives Canada - Function-based Classification, 2006
- Pour assurer un soutien aux institutions gouvernementales canadiennes dans la création d'un exposé fonctionnel de leurs documents, BAC a créé une méthodologie pour élaborer un système de classification fondé sur les fonctions. Cette méthodologie s'intitule Système de classification selon les activités opérationnelles structurées (SCAOS).
- Bibliothèque et Archives Canada - Email Management in the Government of Canada: Guidelines, 2006
- Ce guide traite de la gestion du cycle de vie des messages électroniques et comprend les définitions, les procédures et les rôles pertinents concernant la gestion et la protection des courriels. Une foire aux questions (FAQ) donne un aperçu des aspects importants facile à consulter.
- Bibliothèque et Archives Canada - Guidelines For Records Created Under a Public Key Infrastructure Using Encryption And Digital Signatures, 2006
- Dans le but d'expliquer leur position et de guider les institutions en ce qui à trait à la gestion, l'élimination et la conservation de documents chiffrés et signés numériquement créés dans le cadre d'une infrastructure à clé publique, les Archives nationales ont élaboré les lignes directrices suivantes.
- Bibliothèque et Archives Canada - Guidelines for the Transfer of Textual Archival Records
- The purpose of these guidelines is to provide government institutions with guidance on how to prepare records for transfer to the custody of the Government Archives and Records Disposition Division (GARDD), National Archives of Canada. The guidelines apply equally to other government institutions that have Agreements with the National Archives regarding the transfer of their archival records. These guidelines partially repeat and provide greater detail than many of the clauses contained in the Terms and Conditions for the Transfer of Archival Records document signed by the Senior Official and appended to the Authority or the Agreement.
- Bibliothèque et Archives Canada - Appraisal Methodology, 2001
- Part B: Guidelines for Performing an Archival Appraisal on Government Records
La Partie A de la Méthodologie d'évaluation traitait de la théorie et des concepts. Cette partie (Partie B) offre aux archivistes les lignes directrices à respecter pour la réalisation de projets individuels d'évaluation. Ces lignes directrices ne visent pas à donner aux archivistes un gabarit prescriptif d'évaluation à respecter à la lettre, peu importe la situation, mais plutôt les éléments d'un calendrier convenable de recherche d'évaluation et les étapes méthodologiques fondamentales qui peuvent être utilisés pour les aider à prendre des décisions à l'égard de la disposition de documents dans les limites du contexte de macro-évaluation de BAC.
- Bibliothèque et Archives Canada - Digital Collection Development Policy, 2007
- La présente politique indique les orientations suivies par Bibliothèque et Archives Canada pour constituer la collection de ressources du patrimoine documentaire numérique qui présentent un intérêt durable pour l'histoire et la culture du Canada et, en collaboration avec d'autres institutions, pour permettre la collecte d'autres ressources d'information précieuses pour les Canadiens.
Le documnet présente des lignes directrices relatives à la sélection de :
1. Sites Web
2. Publications en réseau
3. Documents de l'administration fédérale [en cours d'élaboration]
4. Documents privés [en cours d'élaboration]
- Bibliothèque et Archives Canada - Digital Preservation Policy, 2008
- La présente politique vise à exposer les orientations que Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a adoptées pour préserver le patrimoine documentaire numérique considéré comme important sur le plan historique ou culturel pour le pays dans une perspective à long terme de même que d'autres ressources électroniques de valeur pour les Canadiens faisant l'objet d'une collaboration. BAC vise à assurer un accès continu à ces ressources à long terme.
- University of St. Thomas - Transfer Guidelines for Inactive Records
- University of St. Thomas - Guidelines on the Value of Records
- Records, whether in paper or electronic form, are created daily in campus offices and departments. The majority of these records are intended for the specific purposes of those offices and are needed for a short period of time.
Other records, such as files on grants or extended projects, may be used for longer periods. Among both types of records, some files will continue to have legal and historical value for documenting the activities of the University beyond their original purpose.
- University of St. Thomas - Retention Schedules
- University of St. Thomas -University records management guidelines, 2011
- Proper Records Management is the responsibility of all administrative offices and academic departments at the University of St. Thomas. To this end, the Vice President for Business Affairs and the University Archivist, through the University Archives Committee, are mandated by the President to provide guidance in the implementation of a university records retention and disposition plan.
- University of New Brunswick - Archives & Special Collections : Policies, 2009
- Using Material in Archives & Special Collections
Copyright
Permission to Publish
Photocopying Policy
Scanning/Use of Digital Camera Policy
Book Collection Policies:
- University of Waterloo - Policy (archives)
- University of Toronto Archives & Records Management - Conducting a Records Inventory, 2011
- Méthodologie de réalisation d'un inventaire des archives.
- University of Toronto Archives & Records Management - Transferring records to Archives, 2011
- Processus de tranfert des documents au centre des archives.
- University of Toronto Archives & Records Management - Forms
- Liste des formulaires de gestion des archives à l'Université de Toronto:
File list template (Sample)
Inventory form (Sample)
Profile of Office
Records Schedule (Sample)
- University of Toronto Archives & Records Management - Glossary
- Queen's University Archives - Forms, 2009
- ■Form 1 - Authorization for Destruction of Records (Blank Form) Update 08-Oct-2009
■Form 2 - Records Transfer to Archives (Blank Form, Sample Form)
■Form 2B - Records Transmittal and Shelf List (Blank Form)
■Form 3 - Records Transfer to Other Institution (Blank Form)
■Form 4 - Records Check Out Form (Blank Form)
■Form 5 - File List (Blank Form, Sample Form)
■Box Label (Blank Form)
■PIB Sheet (Blank Form)
- Queen's University Archives - Disposal of Confidential Information
- Règle de destruction des documents confidentiels.
- Queen's University Archives - Email Guidelines
- Lignes directrices pour la gestion du courrier électronique.
- Queen's University Archives - Transferring University Records to Archives, 2008
- Procédure de transfert des documents au service d'archives.
- Queen's University Archives - Procedure for Destruction of University Records
- Procédure de destruction des documents.
- Queen's University Archives - Retention Schedules
- Calendrier de conservation des documents par secteur.
- Queen's University Archives - Directory of Records, 2009
- Queen's University Archives - Policy, 2003
- ■The purpose of Queen’s University Records Policy is to ensure responsible management of University records and record-keeping systems as valuable resources and assets.
■To establish a University-wide records management program covering the retention, maintenance and disposal of all university records.
■To preserve evidence of the university’s activities in all formats.
■To support accountability, and promote efficiency and economy.
- Carleton University - Archives Research Procedures, 2011
- Procédure de recherche et de consultation des archives.
- Carleton University - Vital Records and Disaster Recovery, 2002
- Table of Contents :
Emergency Information
Earthquakes/Tornados/Severe Storms
Disaster Prevention and Protection Strategy
Biopredation
Risk Assessment
Disaster Recovery Procedures
Procedures
Flooding and Other Water Emergencies
- Carleton University - Transferring Records to the Archives, 2011
- Transfer Guidelines for Non-Current Administrative (Corporate) Records
- Carleton University - Corporate Records and Archives Policy, 2009
- This policy makes evident the commitment on the part of Carleton University to the efficient and effective management of all its records throughout their entire lifecycle. This policy will support the creation and operation of an institutional information management plan incorporating comprehensive record disposition schedules thus insuring the preservation of information of enduring historical, legal, fiscal, administrative and evidentiary value. This policy supersedes the Archives Policy approved originally in June 1995 and most recently updated in Fall 1999.
- The University of Winnipeg - Archives and Records Centre User Policy, 2010
- List of conditions which apply to all patrons wishing to use materials housed in the University Archives and Records Centre
- The University of Winnipeg - E-mail Management Guideline for Staff and Faculty
- Trinity Western University - Procedures for Transferring Files
- Northern BC Archives - Archival Terminology
- University of British Columbia Archives and Records Management - Records management Manual, 2007
- The purpose of the Records Management Manual is to help UBC staff and faculty members understand the records management principles applicable to the information they create and receive, and to help employees manage their information in a secure and efficient manner.
- University of British Columbia Archives and Records Management - Records Retention Schedule and Disposal Authorities, 2010
- University of British Columbia Archives and Records Management - Policy on Records Management, 2008
- The purposes of this Policy are:
· To ensure that the University’s Records are created, managed, retained, and disposed of in an effective and efficient manner;· To facilitate the efficient management of the University’s Records through the development of a coordinated institutional Records Management program;
· To ensure preservation of the University’s Records of permanent value; and
· To support both protection of privacy and freedom of information services throughout the University.
- Iván Székely , 2010. The Four Paradigms of Archival History
- This study includes the most important characteristics of these respective archival paradigms in one coherent system, with brief reference to the evolution of two major memory-preserving institutions: the library and the museum.
- Queensland Governemnt - Electronic recordkeeping issues, 2006
- Liste des outils archivistiques pour la gestion et la conservation des archives électroniques.
- Queensland State Archives - Capturing emails into an eDRMS, 2007
- This Public Records Brief outlines how capturing emails into an eDRMS can improve recordkeeping in public authorities and provides recommendations for addressing issues associated with this procedure. It applies to situations where an eDRMS has been deployed to all desktops.
- Managing Emails that are Public Records - Policy and Guideline
- The Managing Emails that are Public Records policy and guideline has been developed to assist public authorities to create, capture and manage emails that are public records. This includes emails that provide evidence of a public authority:
•conducting business activities;
•making decisions; or
•carrying out transactions
- Queensland Government - Developing a recordkeeping policy, 2010
- This Public Records Brief provides guidance to Queensland public authorities on developing a recordkeeping policy.
- Governement State Archives - Advice on the Destruction of Public Records, 2007
- This Public Records Brief provides advice for public authorities on the process for
the destruction of public records.
- Queenslan State Archives - Transferring Public Records to Queensland State Archives
- Transfer Proposal Form – Item List Template – Restricted Access Period Form
- Queensland State Archives - Guideline for the Implementation of Retention and Disposal Schedules, 2007
- This Guideline provides advice on the operational processes involved with implementing an approved Retention and Disposal Schedule. It provides advice for both current and legacy records, outlining how to undertake sentencing, disposal and the documentation of these activities.
- Queensland State Archives - Guideline for the Development of Retention and Disposal Schedules, 2010
- The Guideline for the Development of Retention and Disposal Schedules provides information on the process involved in developing and seeking approval of a schedule, including templates that can be downloaded for completion and submission to QSA.
Guideline for the Implementation of Retention and Disposal Schedules
- Guideline for Best Practice Microfilming of Public records, 2006
- This guideline includes in its scope traditional black and white microfilming, where the image is taken directly from the paper original onto microfilm, and computer output technology, where the black and white microfilm is generated from a digitised image.
- Queensland State Archives - Microfilming Disposal Policy, 2006
- Policy on the authorisation of the early disposal of original paper records after microfilming
- Queensland State Archives - Digitisation Disposal Policy and Implementation Toolkit, 2006
- The Digitisation Disposal Policy sets out the conditions under which public authorities may destroy original paper records after digitisation. This policy has been re-released, following extensive consultation with public authorities and the legal and justice sector. It now includes updated principles and minimum requirements which are supported by detailed guidance documents. An at-a-glance summary of the policy principles, minimum requirements and Toolkit advice is provided below.
- Queensland State Archives - Digitisation Disposal Policy, 2010
- This policy sets out the conditions under which public authorities may apply the General Retention and Disposal Schedule for Original Paper Records that have been Digitised (QDAN 656 v.1) to dispose of original paper records that have been digitised.
- The State of Queensland - General Retention and Disposal Schedule for Administrative Records
- The General Retention and Disposal Schedule for Administrative Records (GRDS) covers both administrative public records and records that are common to all public authorities across the Queensland Government. To this extent the schedule may overlap with public records created in the course of a public authority’s core or unique business functions.
- National Archives of Australia - Australian Government Recordkeeping Metadata Standard, 2008
- This publication is a completely revised edition of the Recordkeeping Metadata Standard for Commonwealth Agencies. It describes information about records that the National Archives recommends be captured in EDRM and business systems used by Australian Government agencies.
- National Archives of Australia - Glossary
- National Archives of Australia - Transferring information and records following administrative change
- Key points:
•Business activities and functions may be transferred between agencies as a result of administrative change.
•The records relating to any such business activities or functions should also be transferred.
•Records authorities that cover the transferred records can be used by the gaining agencies.
•In some cases, agencies can jointly control records.
•An agency should contact the National Archives if it has gained control of records held in the Archives.
•Websites that are about to be changed should be captured for transfer to the National Archives.
- National Archives of Australia - Transferring records to the Archives
- How to deposit your valuable records for long-term preservation and management
- National Archives of Australia - Archiving Web Resources: Guidelines for Keeping Records of Web-based Activity in the Commonwealth Government, 2007
- These guidelines will help Australian Government agencies develop good recordkeeping strategies for records of web-based activities. They complement Archiving Websites: Advice and Policy Statement by offering specific strategic and technical advice.
- National Archives of Australia - Archiving Websites: Advice and Policy Statement
- This policy statement explains agency requirements under the Administrative Functions Disposal Authority (AFDA) and AFDA Express for retaining and managing websites and website content. This policy statement helps to understand the often difficult task of retaining websites as well as clarifying AFDA and AFDA Express classes that can apply to websites and content and objects found within a website. Websites are Commonwealth records and by adopting this policy statement, agencies should meet their legal obligations for retention and disposal of records under the Archives Act 1983. For help with implementing strategies to create, capture, maintain and manage web resources, agencies should consult Archiving Web Resources: Guidelines for Keeping Records of Web-based Activity in the Commonwealth Government.
- National Archives of Australia - Recordkeeping metadata standards, 2008
- This publication is a completely revised edition of the Recordkeeping Metadata Standard for Commonwealth Agencies. It describes information about records that the National Archives recommends be captured in EDRM and business systems used by Australian Government agencies.
It differs from the previous standard in that it is based on a multiple-entity model, and allows for the description of up to five separate entities: Record, Agent, Business, Mandate and Relationship.
The National Archives has developed AGRkMS Implementation Guidelines: Exposure Draft . Comments on the exposure draft are welcome. Please lodge your comments with the National Archives Agency Service Centre or email them to recordkeeping@naa.gov.au with ‘AGRkMS Implementation Guidelines’ in the subject line, by 30 September 2010
- National Archives of Australia - Digital Recordkeeping: Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records, 2007
- These guidelines provide comprehensive help to Australian Government agencies in creating, managing and preserving their digital records. The guidelines will assist staff responsible for digital records and information to manage digital records for as long as they are required.
- National Archives of Australia - Designing and Implementing Recordkeeping Systems (DIRKS) Manual, 2007
- National Archives of Australia : Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Implementation Guidelines: Exposure Draft, 2010
- This publication will help information management, data management and ICT staff in Australian Government agencies understand and implement the Australian Government Recordkeeping Metadata Standard (AGRkMS) Version 2.0. The Guidelines cover the minimum implementation requirements for compliance with the AGRkMS and provide advice on determining recordkeeping metadata requirements for different kinds of business systems.
Comments on the exposure draft are welcome. Please lodge your comments with the National Archives Agency Service Centre or email them to recordkeeping@naa.gov.au with ‘AGRkMS Implementation Guidelines’ in the subject line, by 30 September 2010.
- National Archives of Australia - Practical requirements for basic records management
- Requirements to create records integrated into business procedures
- National Archives of Australia - Strategic requirements for basic records management
- An endorsed information architecture to support information and records management
- National Archives of Australia - Check-up: A Tool for Assessing Your Agency’s Information and Records Management
- Check-up is a business information tool for Australian Government agencies to assess the current state of their information and records management practices. Agencies can use Check-up to answer these questions:
•Does your agency meet the National Archives minimum requirements for basic records management?
•Does your agency meet the higher standard for records of its high-risk business?
•How can your agency improve its information and records management?
- NARA - Guidance on Managing Web Records, 2005
- This guide is intended to assist agency staff in managing their web records. It is particularly geared to the needs of program officials, who provide the information posted on web sites, and those staff who manage agency web sites, including webmasters and IT staff.
- NARA - Guidance on Scheduling Web Records, 2005
- Évaluation des archives web.
- NARA - Records Emergency Toolkit
- Notification procedures and contact information for reporting a potential threat, an existing threat or damage to records.
Contact information for the records response team and the response team leader.
Staff emergency contact information for each archival unit.
Inventory and locations of emergency supplies and equipment.
Details regarding special circumstances, such as classified records procedures and contacts for gaining access to secured areas.
- NARA - Vital Records and Records Disaster Mitigation and Recovery: An Instructional Guide, 1996
- The guides are intended to assist senior agency officials, program managers, records officers, information resource managers and their staffs in creating and maintaining accurate and complete records of an agency's functions and activities and in ensuring the authorized, timely, and appropriate disposition of documentary materials that are no longer needed to conduct business. Particular attention is given to policies and procedures providing for the preservation and protection of records of enduring value that are intended for transfer to the National Archives.
- NARA - Toolkit for Managing Electronic Records
- The Toolkit for Managing Electronic Records provides descriptions of a collection of guidance products for managing electronic records. It includes resources (“tools”) that have been developed by NARA and other organizations.
- NARA - Framework for Developing Records Management Guidance
- This document explains the National Archives and Records Administration's (NARA) framework for developing records management guidance
- NARA - Strategic Directions: Appraisal Policy, 2007
- This policy sets out the strategic framework, objectives, and guidelines that the National Archives and Records Administration (NARA) uses to determine whether Federal records have archival value. It also provides more specific guidelines for appraising certain categories of records.
- NARA - Records Management Handbook
- The Records Management Handbook helps Federal agencies comply with mandatory requirements for including recordkeeping functions within electronic information systems. It includes specific records management contract language, cites pertinent sections of Federal policy and law, and links to relevant guidance and resources from Federal agencies and others.
- NARA - Transfer Instructions for Permanent Electronic Records : Digital Photographic Records, 2003
- This guidance expands currently acceptable formats to enable the transfer of permanent digital photographic records to NARA. The specific requirements below build upon the existing requirements for audiovisual records in 36 CFR 1228.266 and 36 CFR Part 1232, which are applicable where appropriate.
- NARA - Transfer Instructions for Permanent Electronic Records : Expanding Acceptable Transfer Requirements, 2002
- NARA is issuing guidance intended to supplement existing requirements in 36 CFR 1236 for transferring electronic records to NARA. This guidance expands currently acceptable formats to allow the transfer of e-mail messages and their attachments to NARA.
- Préserver mon Patrimoine, 2007
- Bienvenue au site Préserver mon Patrimoine. Le site vise à vous aider à prendre soin de vos trésors de famille et œuvres d’art, et aidera à former des bénévoles de musées sur le soin élémentaire de collections. Il fournit également des renseignements sur le monde fascinant de la préservation du patrimoine et sur le travail qu’effectue l’Institut canadien de conservation (ICC).
- Saint Mary's University Archives - Records Centre Forms
- On this page you will find PDF and Word versions of the various forms needed when transferring material to the records centre, or when requesting access to your material. At the bottom of the page are printable versions of the Records FAQ and Definitions you can find elsewhere on this site
Transfer.
Forms, Retrieval Forms, Guides
- Saint Mary's University Archives - Retention Schedules
- This page contains sample retention schedules for university documents. They are guidelines only, and your department may wish to alter such things as the retention period, final disposition, etc. Please be aware that some retention requirements are determined by legal necessity, arising from legislation such as the Freedom of Information/Protection of Privacy Act, the Health and Safety Act, and others
- Saint Mary's University - Records Centre : Procedures for Transferring and Retrieving Material
- Procédures de transfert et de recherche des archives.
- Prince Edward Island Public Archives and Records Office - A Short Guide for Researchers, 2007
- The following is a guide to the services offered by the Public Archives and Records Office and to various rules PARO has developed for its users in order to ensure that the rich archival heritage of Prince Edward Island may be preserved for all.
* Registration and Security
* Visitor Access
* Reference Services
* General Reading Room Rules
* Requesting Archives' Material
* Copying of Archives' Material
* Interlibrary Loan
- Prince Edward Island Public Archives and Records Office - Request for Retrieval Form
- Demande d'accès aux archives.
- Prince Edward Island Public Archives and Records Office - Inventory Form
- Formulaire d'inventaire des archives.
- Prince Edward Island Public Archives and Records Office - Managing Electronic Mail, 2007
- The intent of these guidelines is to provide and explain requirements, guidelines and best practices for electronic mail (e-mail) messages that meet the criteria for records as defined by the Archives & Records Act of P.E.I. (Cap A-19).
These guidelines have two purposes. First, they are intended to assist government employees to complying with Prince Edward Island public records’ law in their use of e-mail. Second, the guidelines promote best practices and provides suggestions that facilitate the effective capture, management, and retention of electronic messages as public records.
- Prince Edward Island Public Archives and Records Office - Record information management policy : Core program elements, 1998
- The elements which a department must have in place in order to operate a basic recorded information management program and satisfy the requirements of the Public Archives and Records Office (PARO) of Prince Edward Island are as follows:
(1) Recorded Information Management Implementation Plan
(2) Recorded Information Management Designates
(3) An Up-to-Date Inventory of All Records Held by the Department
(4) A File Classification Plan
(5) Records Retention and Disposition Schedules for All Records
(6) Filing Centres
(7) Departmental Recorded Information Management Policies and Procedures Manual
- Prince Edward Island Public Archives and Records Office - Record information management policy : Policy responsabilities, 1998
- The PARO is responsible for the preparation and implementation of a provincial recorded information management program within the Province of Prince Edward Island. Authority is delegated to the PARO through the Public Records Committee, which is authorized to control the destruction and disposition of public records.
- Prince Edward Island Public Archives and Records Office - Record information management policy Part 1
- The purpose of a recorded information management policy is to develop, implement, operate and maintain standardized records management across Government.
- Acadia University - How to use a finding aid, your research tool
- Mount Saint Vincent University Archives - Preservation policy
- Mount Saint Vincent University Archives - Access policy
- This document is designed to articulate the access policy of the Mount Saint Vincent University Archives, to outline its principles and goals.
- Mount Saint Vincent University Archives - Acquisition policy
- This document is designed to articulate the acquisition policy of the Mount Saint Vincent University Archives, to outline its principles, goals, and areas of specialization, and to communicate to those outside the institution the principles and goals that guide the policy and procedures.
- Nova Scotia Archives - Copyright policy, 2000
- Nova Scotia Archives - Preservation Management Policy, 1999
- Nova Scotia Archives - Archival description policy, 2000
- Politique de description des archives.
- Nova Scotia Archives - Rules for archival arrangement, 2001
- Classement des archives définitives.
- Nova Scotia Archives - Archival accession policy, 1999
- Contrôle et documentation des entrés aux archives (acquisition)
- Nova Scotia Archives - Standard of Practice for Archival Appraisal
- Nova Scotia Archives - Archival Appraisal Policy, 1999
- Nova Scotia Archives - Archival acquisition policy, MAJ 2004
- Nova Scotia Archives - Archival Appraisal Scheduling Policy and Guidelines, 1998
- Nova Scotia Archives - Routine Access to Archival Records of Public Bodies Policy, 2003
- The objective of this policy is to make certain archival records routinely accessible, in order to facilitate access for those requesting information and reflect the spirit of openness and accountability of FOIPOP.
- Nova Scotia Archives - Records Management Policy, 2003
- It is the policy of the Government of Nova Scotia that public bodies shall manage the records in their custody or under their control so that they meet their obligations
under the Government Records Act and the Public Archives Act
- Halifax Regional Municipality Archives - Volunteer Policy, 2007
- This policy will provide staff and volunteers with guidance to ensure a safe, meaningful and productive volunteer experience at HRM Archives.
- Halifax Regional Municipality Archives - Copying Policy, 2010
- This policy will provide staff and researchers of the Halifax Regional Municipality Archives and Reference Collection with guidelines for copying their archival holdings and reference materials, in order to comply with the Copyright Act and to preserve holdings.
- Halifax Regional Municipality Archives - FOIPOP Access Policy, 2006
- This policy will provide staff and researchers of the Municipal Archives with guidelines to administering access to archival records within the scope of Part XX of the MGA.
- Halifax Regional Municipality Archives - Research Room Rules
- Halifax Regional Municipality Archives - Public Reference and Research Policy, 2008
- This policy identifies the scope of reference service and offers guidelines for providing cost-effective, researcher-focussed service.
- Halifax Regional Municipality Archives - Appendix A: Appraisal Criteria
- The questions outlined below are some of the criteria that an archivist considers when determining if a group of records merits the public investment of preserving them for long-term access in the Municipal Archives.
- Halifax Regional Municipality Archives - Exhibition and Loans Policy, 2005
- This policy will provide staff of the Halifax Regional Municipality Archives with guideline and directives to refer to when loans are requested or exhibits are being planned.
- Halifax Regional Municipality Archives - Preservation Policy, 2008
- This policy will provide staff and researchers of the Municipal Archives and Reference Collection with guidelines and directives to assist in the long-term preservation of its archival holdings.
- Halifax Regional Municipality Archives - Acquisition Policy
- This policy delineates the sphere of acquisition for the Halifax Regional Municipal Archives and provides guidelines for acquiring additions to its holdings.
- Northwest Territories Archives - Record Schedules
- The schedules listed here are provided for the advice of the public and may not be up to date or accurate. For an official copy of any record disposition schedule contact the office of the Territorial Archivist, or the Records Management Unit of the Department of Public Works and Services.
- City of Vancouver Archives - Reproduction policy, 2002
- The City of Vancouver Archives is committed to making the materials in its holdings available to as large a community as possible, without any unwarranted restrictions as to their use. For us, restrictions can go beyond just copyright. In order to facilitate the use of its materials, the Archives will reproduce copies of its holdings for patrons and in some cases allow patrons to make their own copies of materials.
- University of Lethbridge - Request Records From Storage Form
- Formulaire de rappel des documents.
- University of Lethbridge - Transferring inactive records to the Records Centre
- University of Lethbridge - Records management best practices, 2010
- La page web comporte des liens vers les sujets suivants :
1. What is Records Management
2.Using the Business Classification System
3.Destroying Records
4.Freedom of Information and Protection of Privacy
5.Personal vs. University Records
6.Office of Primary Responsibility
7.Student Work
8.Transitory records
9.Records Disposition Authorities
10. What is a Record
- University of Lethbridge - Records Management Terms, 2010
- Archives of Ontario - Stratégie de numérisation 2008-2010, 2009
- La stratégie de numérisation 2008-2010 des Archives de l’Ontario provient du plan stratégique global des Archives de l’Ontario (2007-2010) pour ce qui est de l’Innovation dans les efforts en vue de faire revivre le passé et de l’Excellence dans les stratégies et des pratiques de gestion des collections.
- Archives of Ontario - Plan stratégique 2007-2010, 2009
- University of Regina - Institutional Repository - oURspace Policies, 2009
- This document is designed to articulate the policies, responsabilities, and rights of, and relevant to the University of Regina's institutional repository oURspace.
- University of Regina - Records and Information Management Policy
- This policy applies to University Records in all media and formats created or received by University board members, faculty and staff in the course of carrying out all the administrative and academic work of the University and all its transactions and activities. This policy applies to the creation, receipt, use, handling, maintenance, storage and disposition of all University Records.
- A Manual for Small Archives, 1988
- A Manual for Small Archives started inauspiciously at a joint meeting of the Association of British Columbia Archivists and the North West Archivists at Seattle in May 1984. Driving down and back to Seattle with Linda Johnston, Men with the Delta Museum and Archives, we talked about the needs of the archivists in the small repositories throughout the province. we concluded that A.B.C.A. was the instrument and a survey of member needs was the vehicle for action.
- City of Coquitlam - Records retention and disposition : Policy and Procedure Manual, 2001
- To ensure the corporate records of the City of Coquitlam are managed effectively and efficiently throughout their life cycle, from creation to final disposition.
To provide specific timelines for the active, semi-active and inactive phases of all records.
To ensure no corporate records are disposed of unless authorized by an approved records retention and disposition authority.
To ensure any physical destruction carried out in accordance with the records retention and disposition authorities is appropriate for the type of record involved.
- City of Coquitlam - Records management : Policy and Procedure Manual, 2001
- All records created or maintained by City Council, City officers or employees in the course of their duties on behalf of the City of Coquitlam are the property of the City of Coquitlam and subject to its overall control. Officers or employees leaving or changing positions within the City shall leave all records with their successors. The City will provide guidelines for the management of these records from the time of record creation to final disposition based on legal, financial, administrative, evidentiary, and other considerations.
- City of Coquitlam - Archives management : Policy and Procedure Manual, 2001
- University of Washington - How Do You Identify A Vital Record?, 2010
- Identifying the Vital Records in your office is one of your most critical tasks. It needs to be done immediately so that you can arrange for protection prior to a disaster. By applying the steps listed below, your office will be able to identify the records that may be necessary to continue office functions after a disaster.
- University of Washington - Developing or Improving a Filing System
- A good filing system is developed through a basic file plan. Planning is important because it establishes direction and control, ensures that everyone involved has a common understanding of purpose and goals, provides guidelines, and identifies the elements of a project.
- University of Washington - Storage Request Forms, 2010
- University of Washington - Procedures for Storing Records
- University of Washington - University General Records Retention Schedule, 2010
- The UW General Records Retention Schedule is the primary source of retention requirements for the records created and received by the University of Washington. It provides the legal authority for the destruction of records. The UW General Schedule lists the records that are common to most University offices and departments.
- University of Victoria Archives - Guidelines for Managing Transitory (Temporary) Records
- University of Victoria Archives - Freedom of Information Guidelines : Guidelines for Record-Keeping, 2010
- University of Victoria Archives - Guidelines for Managing E-Mail, 2010
- University of Victoria Archives - Records classification & retention schedules
- University of Victoria Archives - Records Management Policy and Procedures
- The purpose of this policy is to:
ensure that university Records are created, used, disposed of and preserved in a systematic manner, compliant with relevant legislation;
ensure that Access is provided to Records in compliance with the Freedom of Information and Protection of Privacy Act (FIPPA); and
define authorities, responsibilities, and accountabilities for Records Management.
- University of Victoria Archives - Archives Collections Policy, 2010
- Archives Association of British Colombia - The Archivist's Toolkit, 2010
- The AABC Archivist's Toolkit offers access to a wide range of on-line and published resources for archivists and archives workers at all levels. Special care is taken to provide resources for small and medium-sized archives. Intended for the British Columbia archives community, the AABC Archivists'Toolkit has evolved into much more. Archives-related sites across Canada and internationally link to this valuable site.
- Government of Alberta - Freedom of Information and Protection of Privacy : Guidelines and Practices, 2011
- FOIP Guidelines and Practices provides a comprehensive reference tool for the application of Alberta’s Freedom of Information and Protection of Privacy Act (the FOIP Act). It is designed to assist all public bodies that are subject to the Act.
- Government of Alberta - Digitization Technical Requirements : Standard, 2010
- The standard below describes the technical specifications and metadata properties that ministries must implement for digital images created from source records in paper or microfilm formats, in order to:
create digitized records that are authentic, reliable and trustworthy, and,
enable the designation of the digitized versions as the master records.
- Government of Alberta - Managing Electronic Mail in the Government of Alberta, 2005
- The purpose of this guide is to
bring together existing policies and legislation that govern the management of e-mail in the Government of Alberta;
describe guidelines and practices that should be established at the ministry level; and
provide some tips to help individual employees manage e-mail more effectively.
- Provincial Archives of Alberta - Best Practices: Archival Appraisal of Government Record, 2011
- The objective of this document is to provide a standard for operational practices for archival appraisal for acquisition of government records.
- Government of Alberta et Provincial Archives of Alberta - Acquisition Policy, 1998
- The objective of this document is to provide a standard for operational practices for archival appraisal for acquisition of government records.
- Governement of Alberta - Information Management Strategic Plan 2006-2011, 2007
- The planning and implementation of the government’s Information Management (IM) Framework is a multi-year activity at both the corporate level and within individual ministries. The Framework and the IM planning process aligns with the strategic and operational planning of the CIO Council.
- Saskatchewan Archives Board - Administrative Records Systems 2006
- ARMS 2006 is provided here for the use of government departments, crown corporations, agencies, boards and commissions.
- Saskatchewan Archives Board - Inventory Form - Paper Records
- Saskatchewan Archives Board - Inventory Form - Electronic Records
- Saskatchewan Archives Board - Disposal Request Form - Operational
- Saskatchewan Archives Board - Disposal Request Form - Administrative
- Saskatchewan Archives Board - Identifying and Disposing of Non-Government Records
- It is the responsibility of record creators and users to determine if a record is a government record or a non-government record. Sometimes this decision is straightforward, but often it is a judgment call that requires careful consideration. The following information is intended to assist users in distinguishing between government and non-government records and to provide guidance on the disposal of non-government records.
- Saskatchewan Archives Board - Disposal of Records
- Saskatchewan Archives Board - Managing E-mail in Saskatchewan Government:, 2006
- These guidelines are designed to:
• inform Saskatchewan government institutions of their responsibilities for the classification, retention and disposal of e-mail messages in order to meet legislative
and other requirements;
• assist institutions in the development of effective e-mail usage and management policies and procedures.
- Saskatchewan Archives Board - Managing records in Saskatchewan Government, 2006
- These guidelines are designed to:
a) inform Saskatchewan Government institutions of their responsibilities for the classification, retention and disposal of government records in order to meet legislative and other requirements, and;
b) assist institutions in the development of effective records management programs, which include policies and procedures.
- Saskatchewan Records Management Policy and Guidelines, 2006
- It is the policy of the Government of Saskatchewan that government institutions shall manage all records in their possession or control, regardless of format, so that they meet their obligations as outlined in The Archives Act, 2004. Although often perceived to be unique in nature, e-mail records must also be managed to the same standards.
- Saskatchewan Archives Board - Request for Reproductions
- Saskatchewan Archives Board - Saskatchewan Archives Board - Procedures for Handling Distance Research Inquiries
- University of Saskatchewan Archives - Transferring records, 2009
- University of Saskatchewan Archives - Retention and Disposition Schedules - Student Records
- University of Saskatchewan Archives - Retention and Disposition Schedules - Committee Records
- University of Saskatchewan Archives - Retention and Disposition Schedules - Financial and Payroll Records
- University of Saskatchewan Archives - File Classification System, 2009
- The File Classification System has been prepared by the University Archives to provide guidance and a ready reference in organizing the records of academic and administrative units, or to improve or revise an existing filing system. Assistance and/or advice in implementing the File Classification System and correspondence processing is available from the Archives.
This File Classification System is designed to provide for the subject classification of all official University records, for the filing of the records for prompt information retrieval and reference purposes and for the final disposition of records in an orderly and systematic manner. Ten separate record series have been identified as common to many, though not all, academic and administrative units.
- Saskatoon - City of Saskatoon Archives policy
- To define the conditions under which records are transferred into the custody of the City Archives from their creating departments within the City administration, the condition of public access to said records, and the conditions under which said records will bemaintained and administered.
- Saskatoon - City Archives Reading Room Rules
- Saskatchewan council for archives and archivists - The basic principles of preventive conservation
- Archives du Manitoba - Transfert de dossiers scolaires
- Marche à suivre pour le transfert de dossiers scolaires aux Archives du Manitoba
- Archives du Manitoba - Normes recommandées pour l'entreposage et la protection de documents dans les locaux municipaux
- Archives du Manitoba - Marche à suivre pour le transfert de documents municipaux aux Archives du Manitoba
- Archives du Manitoba - Lignes directrices pour l'évaluation et la manipulation des documents municipaux
- En raison du danger qu'une exposition aux moisissures pose pour la santé et de la nécessité de protéger les autres documents conservés aux Archives du Manitoba de la contamination et des infestations, le personnel des Archives a élaboré les lignes directrices suivantes pour évaluer et manipuler les documents endommagés.
- Archives du Manitoba - Semi-Active Records Retrieval Form
- Archives du Manitoba - Micrographics Control List, 2003
- Archives du Manitoba - Records Transfer List, 2005
- Archives du Manitoba - Records Schedule Amendment Form, 2003
- Archives du Manitoba - Series Description Attachment Form
- Archives du Manitoba - Records Schedule Form, 2004
- Archives du Manitoba - Procédure d'acquisition de déchiqueteuses pour le bureau, 2003
- The policy provides direction concerning the acquisition of office paper shredders.
The policy applies to all Manitoba government departments and agencies. It is directed to department/agency Records Officers, managers responsible for records and those responsible for procurement of office equipment.
Separate policy and procedures for local destruction of government records in remote locations (outside Winnipeg) are provided in Procedure GRO 2: Transferring Government Records.
- Archives du Manitoba - Directives sur le transfert des microfilms de sécurité aux Archives du Manitoba, 2003
- This Procedure is intended for use by government staff responsible for managing records (specifically microfilm), and for department/agency Records Officers.
It provides instructions for preparing security microfilm for transfer to Micrographics, Archives of Manitoba, for storage and final disposition.
- Archives du Manitoba - Directives sur la récupération des documents, 2005
- This Procedure is intended to assist staff in government departments and agencies in retrieving records stored in the Government Records Centre (GRC).
It provides basic guidance on how to retrieve and return semi-active records to the Records Centre.
- Archives du Manitoba - Directives sur le transfert des documents du gouvernement, 2006
- This Procedure is intended for use by government staff responsible for managing records, and for department/agency Records Officers.
It provides instructions for preparing records for transfer to the Government Records Centre (GRC) for semi-active storage and final disposition. Procedures for local destruction of government records in remote locations are also provided.
- Archives du Manitoba - Bureau des documents du gouvernement - Directives sur la préparation des calendriers des délais de conservation, 2005
- This Procedure is intended for use by departmental/agency Records Officers, and by government staff responsible for managing records and preparing Records Schedules.
It provides basic guidance on how to prepare Records Schedules, to assist government bodies in meeting the requirements of The Archives and Recordkeeping Act.
- British Colombia Archives - Order form - Sound Recordings and Moving Images Reproductions
- British Colombia Archives - Order form - Microfilm Reel Duplication
- British Colombia Archives - Photo Order Form
- British Colombia Archives - Permissions form - Film or Video Material
- British Colombia Archives - Research Orientation Guide
- Our goal is to give you the knowledge and tools you will need to locate and retrieve the material relevant to your research. Your job is to assess and interpret them. If you need assistance during any stage of your research, just ask a member of staff at the reference desk.
- Provincial Archives of Alberta - Government Records Request Form
- University of Calgary Archives - Information Asset Protection Policy, 2007
- The purpose of this policy is to :
a) protect information from unauthorized access and disclosure;
b) protect information from inappropriate modification;
c) protect information from loss and inappropriate or accidental destruction;
d) ensure that information is accessible and available to individuals with proper Authorization;
e) ensure that users understand their responsibilities with respect to security of Information Assets; and
f) vest responsibility for coordinating a security awareness program.
- University of Calgary Archives - Information Asset Identification and Classification Policy
- The purpose of this policy is to:
a) ensure that the University’s Information Assets receive an appropriate level of protection from loss or interference;
b) ensure that employees of the University and those contracted by the University can make decisions based on a complete and accurate understanding of what has occurred or what has been decided in the past;
c) minimize the risk of making poorly informed or inconsistent decisions;
d) minimize the risk of a loss of confidentiality, Integrity, and availability of Information Assets;
e) increase business Reliability;
f) reduce duplication of effort;
g) prevent ad-hoc and inconsistent management of Information Assets by individuals; and
h) increase the business value of Information Assets.
- University of Calgary Archives - Information Asset Management Policy, 2007
- The purpose of this policy is to vest authority and responsibility for the Information Management Program. It is also to:
a) identify reasonable internal and external Risks to the security, confidentiality, and integrity of the University’s Information Assets that could result in the unauthorized or accidental disclosure, misuse, modification, disposal, or other compromise of information;
b) assess current security safeguards for ability to control these Risks;
c) institute a process of continual monitoring and analysis of new safeguards that may be more effective in controlling Risks;
d) vest responsibility for conducting Risk assessment.
- University of Calgary Archives - File List SAMPLE
- University of Calgary Archives - Records Transfer Form SAMPLE
- University of Calgary Archives - Records Retention and Disposition Policy, 2006
- The purpose of this policy is to:
a) ensure that the University’s business information assets are retained as long as needed for administrative, legal and fiscal purposes;
b) ensure that the University complies with retention requirements contained in provincial and federal legislation as well as professional standards of practice or codes of conduct;
c) ensure that business information assets with archival value are identified and retained permanently; and
d) encourage and facilitate the systematic disposal of unneeded information assets.
- University of Calgary Archives - Master Records Retention Schedule (MaRRS)
- Calendrier de conservation dynamique (BDD).
- University of Calgary Archives - File coding conventions
- University Archives staff determine the coding or alphanumeric designations of Blocks and Primaries.
- University of Calgary Archives - University Classification System (UCLASS)
- UCLASS is the acronym for the University Classification System. UCLASS is a uniform records classification system developed as part of the Information Management Program.
- University of Calgary Archives - File naming convention
- The names of Blocks refer to the University’s functions or main areas of responsibilities. University Archive staff determine the names of each of the Blocks.
- University of Calgary Archives - Basic principles of classification
- The University Classification System (UCLASS) organizes records into a hierarchical classification structure based on University function or area of responsibility.
- University of Alberta - Access to Personal Information for Research/Studies Procedure, 2007
- The purpose of these procedures is to provide guidance in managing requests for access to personal information under the custody and control of the University:
- For surveys or study activities of the University,
- For access to personal information by independent researchers, and,
- To those departments charged with the stewardship of personal information.
- University of Alberta - Information Access and Protection of Privacy Procedure, 2007
- To ensure consistent actions by members of the University community with regard to the collection, use, disclosure, protection and disposition of information under the custody or control of the University that is gathered or generated in the course of operating the programs and all other activities of the University and with regard to responding to requests for information.
- University of Alberta - Information Access and Protection of Privacy Policy, 2007
- It is the policy of the University of Alberta to provide access to recorded information that is in its custody or under its control in balance with the protection of personal privacy of individuals in a manner that is compliant with the Alberta Freedom of Information and Protection of Privacy Act and Regulations and other provincial and federal privacy legislation and University policies.
- University of Calgary Archives - Glossary
- University of Alberta Archives - Management of University Documents, 2002
- The material presented in this section is designed to provide each University staff member with guidelines and policies for the efficient management of all University documents under the custody and control of their respective faculty, department, or unit.
- City of Edmonton - Corporate Records and Information Management Administrative Procedure A1410C, 2008
- Les termes suivants ont été définis : Guidelines, Procedures, Corporate Records and Information Management Program, Corporate Records Retention and Disposition Schedule, Disaster Recovery Program, etc.
- City of Edmonton - Corporate Records and Information Management Administrative Directive A1410C, 2008
- The purpose of this directive is to ensure that information under the control of the City Manager is managed effectively and efficiently throughout its lifecycle. This directive establishes a standard records and information management framework to capture, protect, use and preserve records as evidence of City of Edmonton functions, activities and business transactions.
- City of Calgary (Corporate records and Archives) - FAQ, 2006
- - What is Corporate Records, Archives?
- Who can use the Archives?
- How do I conduct research at the Archives?
- How do I conduct building history research?
- How can I view images from the Archives on-line?
Where do I find vital statistics?
How do I research family history?
- City of Calgary Archives (Corporate records and Archives) - Policies and Procedures Manual, 2007
- Nouveau-Brunswick (Archives provinciales) - Calendrier de conservation et de dèclassment des documents, 2008
- Nouveau-Brunswick (Archives provinciales) - Demande de transfert des documents
- Nouveau-Brunswick (Archives provinciales) - Formulaire pour la destruction des documents, 2009
- Nouveau-Brunswick (Archives provinciales) - Demande d'amendement du calendrier des documents, 2008
- Nouveau-Brunswick (Archives provinciales) - Conservation des copies de sauvegarde du système informatique, 2010
- Nouveau-Brunswick (Archives provinciales) - Courrier électronique - Ce qu'il faut conserver ou supprimer, 2002
- Nouveau-Brunswick (Archives provinciales) - Gestion du courrier électronique
- Cette présentation d’environ dix minutes, vous aidera à déterminer :
- quel courriel conserver et lequel supprimer;
- quelles sont vos responsabilités relativement au courrier électronique;
- comment et où conserver vos documents électroniques.
- Nouveau-Brunswick (Archives provinciales) - Gestion de l’information électronique (GIE) – Règles administratives, 2010
- Nouveau-Brunswick (Archives provinciales) - Gestion des documents électroniques. Votre organisme est-il prêt?
- Le présent document passe en revue les éléments de base d’un programme de gestion des documents. Ces éléments devraient être en place, quel que soit le type de documents gérés (papier et autres formats), car cette étape est absolument essentielle avant la mise en oeuvre d’un système électronique de gestion de l’information et des documents (SEGID).
- Nouveau-Brunswick (Archives provinciales) - Lignes directrices régissant la planification du déménagement de vos documents, 2011
- Ce document cherche à aider les gestionnaires de documents dans la planification et la mise en œuvre d'un déménagement des documents ministériels, que le format soit en copie papier ou électronique.
- Nouveau-Brunswick (Archives provinciales) - Guide sur l'identification et la gestion des documents non-publics, 2010
- Ces lignes directrices vous aideront à déterminer :
- ce qu'est un document et ce qui doit être géré dans un système de gestion des documents;
- et à évaluer les articles non essentiels qui peuvent être éliminés lorsqu'ils ne sont plus requis;
vous permettant ainsi de vous conformer à la Politique sur la gestion de l'information gouvernementale (AD1508) et à la Loi sur les archives.
- Nouveau-Brunswick (Archives provinciales) - Plan de classification et calendriers de conservation des documents communs, 2010
- Le Plan de classification et les calendriers de conservation des documents sont des outils précieux et essentiels à la gestion des documents et de l'information à titre de ressource opérationnelle stratégique.
- Nouveau-Brunswick (Archives provinciales) - Politique de microfilmage, 2009
- La Politique de microfilmage vise à fournir des renseignements clairs et concis sur l'utilisation du microfilm conformément aux stratégies d'archivage et de gestion des documents.
- Nouveau-Brunswick (Archives provinciales) - Liste de contrôle pour la préparation des boîtes pour transfert
- Aide-mémoire pour le transfert des documents
- Nouveau-Brunswick (Archives provinciales) - Politique de gestion des documents
- La présente politique s'applique, aux services publics, à toute information enregistrée peu importe le support utilisé.
- Nouveau-Brunswick (Archives provinciales) - Glossaire 1998-2011
- City of Toronto Archives - Image reproduction request, 2007
- Formulaire de demande de reproduction d'archives photographiques.
- City of Toronto Archives - Record request form, 2007
- Formulaire de rappel des dossiers.
- York University (B-C) - Archival research tutorial, 2006
- ARCHEION, MAJ 2006
- ARCHEION is Ontario's Archival Information Network, an online research tool providing access to descriptions of archival fonds and collections held by members of the Archives Association of Ontario. The records themselves are preserved and made accessible via the individual archives. ARCHEION is a member-supported service provided by the Archives Association of Ontario (AAO).
- Bishop's University - Sending Materials to the Archives
- Bishop's University - Archives - Policy statement and mission
- Université d'Ottawa - Procédure pour la destruction des documents
- Université d'Ottawa - Procédure pour verser des dossiers aux Archives
- Université d'Ottawa - Procédure pour consulter les documents aux Archives
- Université d'Ottawa - Calendrier de conservation, 2007
- ARCHIVES CANADA
- Archives Canada est un portail archivistique officiel maintenu par le Conseil canadien des archives (CCA), et est une initiative commune du CCA, des réseaux d’archives provinciaux et territoriaux, leurs membres, et Bibliothèque et Archives Canada.
Archives Canada vous permet de:
* Faire une recherche parmi les fonds et collections d’archives de partout au pays
* Accéder aux réseaux d’archives provinciaux et territoriaux
* Visionner des photographies, des cartes ou d’autres documents numérisés ainsi que des expositions virtuelles, le tout centré sur l'histoire du Canada
* Parcourez les projets de numérisation réalisés grâce au programme de numérisation de la communauté archivistique
* Trouver les coordonnées des dépôts d’archives qui détiennent ces ressources documentaires. D’ailleurs, des descriptions archivistiques et des images numériques sont ajoutées régulièrement.
- Université du Québec en Outaouais - Demande des documents
- Formulaire de rappel des documents du service de la gestion des documents et archives
- Université du Québec en Outaouais - Transfert des documents
- Bordereau de transfert des documents aux service des archives.
- Université du Québec en Outaouais - Index alphabétique des types de documents répertoriés, 1993
- Université du Québec en Outaouais - Calendrier de conservation (Registres officiels), 1993
- Université du Québec en Outaouais - Méthode d'utilisation du calendrier de conservation, 1998
- Méthodes d'application et d'utilisation du calendrier de conservation.
- Université du Québec en Outaouais - Procédure d'archivage
- Comment déterminer des délais de conservation.
- Université du Québec en Outaouais - Procédures d'application relative à la gestion des documents, 1986
- Université du Québec à Chicoutimi - Présentation du calendrier de conservation
- Définition, modes d'application et méthodologie d'élaboration
- Université du Québec à Chicoutimi - Série des règles de conservation
- Règles de conservation concernant l’administration générale, les comités, l’historique de l’UQAC, les documents constitutifs et réglementaires, la planification, l’organisation et la régie interne, les rapports et statistiques, la gestion des documents administratifs ainsi que les affaires juridiques.
- UQAM - Règlements relatifs à la consultation des documents, 2002
- UQAM - Guide de classification uniforme : Séries et sous-séries, 2009
- École polytechnique Montréal - Directive sur la rédaction et la diffusion des documents officiels, 2011
- Cette directive vise à définir une norme objective et publique quant à la rédaction de règlements, politiques et procédures dans le cadre de l'accomplissement des activités découlant de la mission ou des plans d'action de l'École.
Elle vise également à apporter des précisions sur la nature et la forme des documents officiels, les relations à établir entre eux, leurs niveaux d'approbation par les instances appropriées et enfin, leur diffusion à l'intérieur de l'École.
- École polytechnique Montréal - Directive concernant la protection des renseignements personnels et la destruction de documents, 2008
- École polytechnique Montréal - Guide de classification uniforme
- HEC Montréal - Élimination des documents confidentiels (formulaire)
- HEC Montréal - Formation à la gestion documentaire, 2009
- HEC Montréal - Transfert de questionnaires d'examens
- HEC Montréal - Élimination des documents confidentiels
- HEC Montréal - Politique relative à l'acquisition d'archives privées, 2007
- Plan d'action d'HEC en matière d’acquisition d’archives privées, en précisant le champ d’application, le cadre juridique, les buts et objectifs et les directives associés à la politique ainsi que les rôles et les responsabilités des différents intervenants en ce domaine
- HEC Montréal - Politique relative à la gestion des documents actifs, semi-actifs et inactifs, 2010
- Cette politique s'applique à tous les documents produits ou reçus par le personnel de l'HEC peu importe l'âge et le support
- HEC Montréal - Protection des documents essentiels, 2009
- HEC Montréal - Politique d'archivage pour les documents semi-actifs des professeurs et des organismes résidant à HEC Montréal, 2007
- La présente politique s'adresse aux professeurs actifs de HEC Montréal et aux organismes privés résidant à l'École. Elle s'applique à leurs documents semi-actifs entreposés au Service des archives.
- HEC Montréal - Guide de classification uniforme, 2009
- HEC Montréal - Lexique, 2009
- McGill University archives - Guides to the Records, 1995
- Published in 1985 by the McGill University Archives, the three volume set "A Guide to Archival Resources at McGill University" brings together descriptions of documentary resources held by McGill University collecting repositories up to 1985.
The participants included: McGill University Archives, Rare Books and Special Collections, Osler Library, Notman Photographic Archives, Montreal Neurological Institute, Blacker-Wood Library of Zoology and Ornithology, Blackader-Lauterman Library of Architecture and Art, and the McCord Museum. An update to the Guide provides information on materials acquired by the University Archives between 1985 and 1995.
- McGill University Archives - Retention records schedule, 2009
- McGill University Archives - Terms of Reference, 2005
- Mission et mandats du services d'archives.
- McGill University Archives - Dgital permanence: Transfert and access protocols, 2005
- This document outlines procedures for transferring and managing electronic records, including making them accessible to researchers, in the absence of an electronic document and records management system (EDRMS).
- McGill University Archives - Scanning standards, 2005
- The purpose of this standard is to ensure that McGill University employees and their respective offices comply with a uniform method of scanning administrative records. This standard alerts staff to the range of technical, business-process, and record-keeping requirements necessary to guarantee the reliability, integrity, accessibility, intelligibility and readability of scanned records.
- McGill University Archives - Transfert des documents
- Concordia University Archives - Records management
- The Concordia University Archives has developed a Records Management Program in its efforts to ensure that the records of the University are kept and discarded in an organized, systematic way.
- Concordia University Archives - Bordereau de transfert, 2002
- CREPUQ - Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois, 2002
- Le présent recueil comprend trois cents règles de conservation regroupées par catégories basées sur les grandes fonctions des établissements universitaires. Dans chacune des catégories, les règles ont été regroupées par sujets.
- CREPUQ - Records retention schedules for Quebec academic institutions 2004
- Based on French language electronic version updated May 30, 2002.
Version française disponible: http://www.crepuq.qc.ca
- CREPUQ - Modèle de fonctionnalités à rechercher lors de l’acquisition ou la conception d’un logiciel de gestion intégrée de documents
- Université Sherbrooke - Classification des documents
- Présentation des catégories du Plan de classification
- Université Sherbrooke - Calendrier de conservation des documents
- Université Sherbrokke - Rappel d'un dossier
- Formulaire de rappel des documents et des dossiers.
- Université Sherbrooke - Inscription de dossier
- Université Sherbrooke - Procédure d'acquisition de fonds et de collections d'archives privées
- Ce document expose les normes et procédures de l’Université de Sherbrooke en matière d’acquisition de fonds et de collections d’archives privées. Il énonce les objectifs, les principes, les champs d’intervention et les priorités et il précise le rôle des divers intervenants.
- Université Laval - Manuel de classification, 2004
- Séries du manuel de classification et de classement des documents administratifs
- Université Laval - Calendrier de conservation
- Règles approuvées.
- CREPUQ - Mesures transitoires et bonnes pratiques de gestion des documents numériques, 2009
- La présente publication a pour but premier de favoriser le repérage et la préservation des documents administratifs sous format numérique dans l'attente de la mise en place, par chaque établissement universitaire, d'un système informatique spécialisé qui permettra de gérer l'ensemble des documents administratifs.
- Université de Montréal - Directive sur l’utilisation du courrier électronique, 2007
- La présente directive vise à vous renseigner sur divers aspects du courriel et à vous indiquer les précautions à prendre lorsque vous utilisez ce médium comme moyen de communication dans le cadre de vos fonctions à l’Université de Montréal .
- Université de Montréal - Formulaire de rappel des documents
- Université de Montréal - Procédure de transfert (décompression des fichiers), 2010
- Procédure pour décompresser les fichiers transférés.
- Université de Montréal - Procédure de transfert (compression des fichiers), 2010
- Procédure de compression des fichiers à transférer.
- Universit de Montréal - Bordereau de transfert de documents
- Université de Montréal - Transfert des documents
- Conformément au Calendrier de conservation des documents de l'Université de Montréal, les unités doivent transférer leurs documents semi-actifs et historiques à la Division de la gestion de documents et des archives. À cette fin, la Division de la gestion de documents et des archives s'est dotée d'une procédure de transfert de documents
- Université de Montréal - Système officiel de classification 2 (SOC2) : Structure et subdivisions
- Structure du système de classification des archives à l'Université de Montréal.
- UQAM (service des archives) - Guide du chercheur
- Guide du chercheur pour la consultation et l'utilisation des archives de l'UQAM
- UQAM (Service des archives et de gestion des documents) - Publications à vendre
- Liste des outils archivistiques
- Québec, Commission scolaire de la Beauce-etChemin - Politique de gestion des documents, 2007
- La présente politique s’adresse à tout le personnel des unités administratives et des services qui produisent ou reçoivent des documents dans le cadre de leur fonction. Les documents produits ou reçus peuvent se présenter sur différents supports d’information tels le support pour document analogique et le support pour document numérique.
La présente politique vise également à préciser les rôles et responsabilités des différents intervenants en matière de gestion des documents.
- Vigneau, André (1996). Les documents informatiques: pour une classification efficace
- Rappel des grands principes qui guident la classification et méthodologie de classification des archives numériques.
- Québec, Centre de recherche industrielle - Pan de classification (archives), 2006
- Le plan est en processus de révision
- France - Vers la gestion électronique des documents relatifs aux établissements sanitaires, 2008
- Document diffusé sur le blogue : Outils de santé publique pour MISP et Co
- Laaroussi, Tarek (2008). Gestion des archives hospitalières : Cas de L’Hôpital Mohamed V de Meknès
- Fédération ILM Stockage et Archivage (FedIsa) - Guide pratique : Comprendre et utlliser les normes dans le domaine de l'archivage numérique, 2009
- Description des normes et des documents à valeur normative sous forme de fiches.
Ces normes sont par ailleurs classées en fonction du statut et de la portée du document, à savoir : normes nationales,
normes européennes, normes internationales.
- France, Association française d'assurance de qualité en anatomie et cythlogies pathologiques, 2006
- Rapport d'enquête nationale consistant à :
- établir un état de lieux des modalités actuelles de l’archivage ACP en France,
- définir ce que devrait être un archivage répondant aux besoins médicaux actuels.
- Archives départementales du Var - Bordereau d'élimination
- Le bordereau d’élimination est une pièce réglementaire qui, après signature du directeur des Archives départementales, décharge l’établissement public de toute responsabilité pour la conservation définitive.
- France, Archives départementales du Var - Cadres de classment des archives hospitalières, MAJ 2010
- Ascodocpsy - Guide des archives hospitalières, 2010
- Fiches méthodologiques et procédures en gestion des archives hospitalières. Ces outils sont organisés selon les trois principales missions des archives : conservation, collecte, communication
- Québec, Ville Acton Vale - Schéma de classification, 2009
- Québec, Ministère de la santé et des services sociaux - Plan de classification (hiérarchique avec description modèle 2), 2010
- Les Archives Nationales de Tunisie - Outils archivistiques : Calendrier de conservation
- Archives nationales de Tunisie - Outils archivistiques : Systèmes de classification, 2002
- Quelle est l’utilité du plan de classification pour les administrateurs et les utilisateurs ?
- United Church of Canada - File Classification Plan , 1989
- Rapport de recherche.
- Université de Québec - Plan de classification, MAJ 2011
- Buscal, c. (1998). Gestion documentaire : classement ou classification : le bon plan = Document management: arrangement or classification?
- Sans plan de gestion documentaire, une structure d'activité est condamnée à plus ou moins long terme à la paralysie. Plan de classement, plan de classification, index, lexique... Le gestionnaire d'information doit choisir et élaborer la solution qui correspond le mieux à son besoin
- Réseau des Missions Locales Jeunes et des PAIO de Rhône-Alpes - Plan de classification et index, 2004
- Musée national des beaux arts du Québec - Plan de classification, 2009
- Société générale de financement du Québec - Plan de classification des documents de la SGF, 2010
- Consul enr. - Modèle de plan de classification des documents administratifs pour un Centre de santé et de services sociaux (CSSS), 2007
- Le présent outil de gestion documentaire est un modèle. L'utilisateur a donc la responsabilité de l'adapter à sa réalité organisationnelle et terminologique avant de l'appliquer comme tel.
- Québec, Municipalité régionale de comté de Manicouagan - Index alphabétique du plan de classification et du calendrier de conservation, 2008
- Québec, Municipalité régionale de comté de Manicouagan - Calendrier de conservation, 2008
- Québec, Ministère de l'immigration et des communautés culturelles - Plan de classification, 2009
- Plan de classification détaillé des dossiers de gestion, des dossiers d'exploitation et des dossiers nominatifs.
- EBSI - Plan du cours SCI6115 : Classification archivistique , automne 2010
- Ce cours vise à initier les étudiant(e)s à la classification archivistique et à les rendre capable de développer des plans de classification des archives courantes et des archives définitives.
- Héon, Gilles (1995). Les plans de classification en archivistique
- Extrait : La délimitation des ensembles documentaires en classes et divisions ou encore en fonds et séries demeure la tâche la plus ardue des archivistes, celle où ils témoignent le mieux de leur compétence, celle où ils imposent le mieux leur discipline. Et bien qu’ils se soient donné des modèles que nous avons passés en revue dans le présent travail, la définition même des concepts utilisés demeure imprécise. Qu’est-ce qu’une structure, de quel niveau est-elle? Qu’est-ce qu’une fonction, sur quel texte repose-telle? Qu’est-ce qu’une activité, sur quelle base s’exerce-t-elle? Qu’est-ce qu’un sujet?
- EBAD (Sénégal) - Les principes directeurs du Records management : Les outils
- - Plan de classification
- Comment représenter le système de classification par activités
- Québec, Centre jeunesse des Laurentides - Plan de classification (à venir)
- e plan de classification est une liste numérotée, structurée logiquement, des séries de dossiers ou documents produits ou reçus par l'établissement et qui reflète fidèlement toutes les activités de celui-ci.
Il est utilisé afin d'harmoniser le classement des documents dans l'établissement. De plus, il facilite l'accès et la recherche d'informations en lien avec les différentes activités du Centre jeunesse des Laurentides.
(À venir)
- Québec, Ministère de l'emploi et de la solidarité sociale (Direction régionale de la Mauricie) - Plan de classification, MAJ 2010
- TéléQuébec - Plan de classification
- Plan et index de classification
- Commission scolaire de la la région de Sherbrooke - Plan de classification, 2009
- Université Laval (Division des archives) - Niveaux de classification, 2004
- Introduction à la classification archivistique
- Commissaire au lobbyisme du Québec - Plan de classification, 2010
- Société des alcools du Québec - Plan de classification, 2009
- Le document comporte un tableau synthèse du plan de classification et le plan de classification détaillé (description des classes et sous-classes).
- Québec, Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse, 2009
- Québec, La commission de la santé et de la sécurité du travail du Québec, 2010
- Plan pour la direction des affaires corporatives et du secrétariat général.
- Ville Mont-Royal - Plan de classification, 2009
- Québec, Ministère de la santé et des services sociaux - Plan de classification uniforme des documents, 2009
- Québec, Palais des congrès - Plan de classification, 2009
- Québec, Autorité des marchés financiers, 2009
- Plan de classification de l'autorité des marchés.
- Le Directeur général des élections du Québec (DGEQ) - Plan de classification, 2010
- Plan de classification sommaire du DGEQ.
- BAnQ - Plan de classification des documents, 2010
- Plan de classification de BAnQ.
- Hydro-Québec - Plan de classification des documents
- Plan de classification d'HQ.
- Ville de Bruxelles - Le cabinet des médailles
- Ce cabinet regroupe un ensemble de médailles commémorant des personnalités, des évènements et des sociétés bruxelloises.
- Ville de Bruxelles - La section iconographique
- Les collection iconographiques illustrent pour une large part les sujets les plus variés : transformations de la ville, les grands événements qui se sont déroulés dans la capitale, la vie associative,etc.
- Ville de Bruxelles - La section cartographique
- Cette collection présente notamment une série de 211 plans de Bruxelles permettant de retracer l’évolution de la ville de 1550 à nos jours.
- Ville de Bruxelles - La section Fauconnier
- Une collection variée axée sur le 20e siècle. Couvrant essentiellement le 20e siècle, cette collection est constituée de différentes grandes rubriques (vie politique, vie économique, vie sociale, vie publique, vie privée) qui contiennent des documents aussi divers que tracts politiques, programmes de théâtres, brochures publicitaires, catalogues de maisons de commerce, faire-part, cartons d’invitation,etc.
- Ville de Bruxelles - La section Archives de la guerre
- Ces archives évoquent les 2 grands conflits mondiaux.
- Ville de Bruxelles - La section Archives privées
- Les Archives de Bruxelles conservent un certain nombre de fonds provenant de personnes privées, d’entreprises ou d’associations. Celles-ci sont des précieux témoignages de l’activité et la vie bruxelloise.
- Ville de Bruxelles - La section Fonds administratifs
- Ce fonds comprend les archives du pouvoir législatif et exécutifs de la Ville.Celui-ci comprend les Cabinet du Bourgmestre et des Echevins, du Secrétariat de la Ville et des Assemblées.
- Belgique (Archives de l'État en Belgique) - Recommandations (numérisation)
- Recommandations concernant la numérisation : les étapes de la dématérialisation des processus de travail.
- Belgique (Archives de l'État en Belgique) - Recommandations (Conservation - archives historiques)
- Recommandations relatives aux dépôts d'archives : locaux de conservation des archives historiques (2010)
- Belgique (Archives de l'État en Belgique) - Recommandations (Conservation - archives administratives)
- Conditions minimales de qualité dans la gestion et la conservation des archives dans les administrations locales (2009)
- Belgique (Archives de l'État en Belgique) - Recommandations (locaux d'archives)
- Recommandations pratiques relatives aux locaux d'archives (2009)
- Belgique (Archives de l'État en Belgique) - Directives (minutes et répertoires de notaires)
- Instructions et recommandations pour le dépôt, la consultation et la reproduction des minutes et des répertoires de notaires (2006)
- Belgique (Archives de l'État en Belgique) - Directives (Archives religieuses - paroisses protestantes)
- Directives et recommandations pour la gestion des archives du conseil d'administration et d'autres archives paroissiales protestantes (2007)
- Belgique (Archives de l'État en Belgique) - Directives (Archives religieuses)
- Directives et recommandations pour la gestion des archives de la fabrique d'église et des autres institutions paroissiales.
- Belgique (Archives de l'État en Belgique) - Directives (Gestion des documents bureautiques)
- Directives pour la gestion et l'archivage numérique des documents bureautiques (2009)
- Belgique (Archives de l'État en Belgique) - Directives (Gestion des courriels)
- Directives concernant la gestion et l'archivage numérique des courriels (2009)
- Belgique - Archives de l'État en Belgique - Tableau de tri (Institutions locales )
- Exemples de calendriers de conservation des instituitons locales telles que les communes, les centres publics d'action socile, l'enseignement, la police, etc.
- Belgique (Archives de l'État en Belgique) - Tableau de tri (Régions et communautés)
- Exemples de calendriers de conservation du ministère de la communauté française. Les calendriers de conservation de l'autorité flamande sont disponibles en néerlandais.
- Belgique (Archives de l'État en Belgique) - Tableau de tri (institutions fédérales)
- Archives des autorités fédérales - Différents exemples de calendriers de conservations ( tableau de tri) des institutions fédérales en Belgique. Tous ces calendriers sont disponibles en version PDF.
- Ville de Bruxelles - Guide des archives
- Site de la Ville de Bruxelles : la collection des archives historiques contient des sources particulièrement intéressantes pour l’étude du régime corporatif, des transformations de la ville, du commerce, des moyens de transports, de l’administration, des lignages, de la bourgeoisie.
- Ville de Bruxelles - Gestion des archives
- Les Archives de la Ville de Bruxelles, ce sont à la fois un service et un bâtiment qui conservent la mémoire de la Ville. La richesse et la variété de ses fonds et collections font des Archives de la Ville de Bruxelles un des principaux centres historiques du pays.
- Université Catholique de Louvain - Gestion des archives administratives
- Gestion des archives administratives - Les facultés, les instituts et les services généraux de l’Université ont la responsabilité de leurs propres archives.
- Université Catholique de Louvain - Règles générales de conservation et d'élimination de documents
- Politique de l'université Catholique de Louvain en matière de conservation et d'élimination de documents (2008)
- Belgique (Archives de l'État en Belgique) - Guide de gestion des archives
- Conseils relatifs à la gestion des archives - Depuis 2008, un réseau des gestionnaires d’archives en fonction au sein des institutions fédérales est actif dans l’échange des connaissances et des bonnes pratiques sur la gestion des archives.
- Belgique - Gestion des archives de l'État
- Page d'acceuil - Archives générales du Royaume et Archives de l'État dans les Provinces.
- Belgique - Gestion des archives du Royaume
- Aperçu historique des archives de L'État en Belgique.
- Université de Lethbridge - Politiques et procédures
- Alberta - Politiques et procédures relatives à la gestion des documents.
- Université d'Alberta - Guide des archives
- Alberta - Guide des archives de l'université d'Alberta (University of Alberta Archives).
- Colombie-Britannique - Freedom of Information and Protection of Privacy Act
- Loi sur l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (1996)
- Colombie-Britannique - Document Disposal Act
- Loi sur l'élimination des documents Province Colombie-Britannique (1996)
- Colombie-Britannique - Lois
- Accès aux différentes lois de la Colombie-Britannique.
- Colombie-Britannique (archives provinciales) - Plan de classification
- Province Colombie-Britannique - Exemple d'un plan de classification des documents - (Records relating to the preparation of job descriptions, as well submission position and reclassification requests, including appeals BC Public Service Agency).
- Colombie Britannique (Archives provinciales) - Calendrier de conservation
- Calendriers de conservation de quelques catégories de documents en Colombie Britannique.
- Manitoba - Loi sur les archives
- La loi sur les archives et la tenue de dossiers à Manitoba (2001)
- Manitoba - Politiques, normes, lignes directrices et procédures
- En vertu de la Loi sur les archives et la tenue de dossiers, les Archives du Manitoba sont tenues d'établir des lignes directrices et des normes pour la tenue des dossiers, notamment pour la création, la désignation, le maintien, l'élimination, la garde et la protection des documents.
- Bibliothèque et Archives Canada - Lignes directrices pour le transfert de documents aux Centres de services régionaux
- Les Centres de services régionaux de Bibliothèque et Archives Canada, anciennement connus sous le nom des Centres fédéraux des documents, constituent un réseau national de centres de services établis d'un bout à l'autre du pays. Ces centres gèrent des documents quel que soit le support pour le compte de plus de 90 ministères et organismes du gouvernement fédéral et sont situés à Halifax, Québec, Montréal, Ottawa, Toronto, Winnipeg, Edmonton et Vancouver.
- République et Canton de Genève - Calendrier de conservation relatif aux archives des conférences et commissions intercantonales
- Suisse (Canton de Vaud) - Calendrier de conservation
- Modèle de calendrier de conservation des archives cantonales vaudoises.
- Saskatchewan (Archives provinciales) - Guide de conservation et de destruction de documents
- Guide de conservation et de destruction de documents à l'intention des divisions scolaires de la Saskatchewan.
- Suisse (Canton de Vaud) - Politique et outils de gestion des documents
- Site du Canton de Vaud - Le plan de classement et le calendrier de conservation sont indissociables l’un de l’autre. Ils forment les outils de gestion les plus pratiques pour classer et évaluer les documents produits/reçus dans une administration communale et gérer la masse documentaire, en évitant les éliminations intempestives ou les accumulations inorganisées.
- Ontario - Loi sur les Archives publiques et la conservation des documents
- Loi sur les Archives publiques et la conservation des documents en Ontario (2006)
- Suisse (Canton de Genève) - Recueil des durées de conservation des documents de gestion
- Calendrier de conservation de la République et canton de Genève.
- Université d'Ottawa - Présentation du calendrier de conservation
- Exemple d'un calendrier de conservation des documents de l'Université d'Ottawa.
- France - Cadre de classement des archives municipales
- Présentation des archives municipales - Avec plus de 36000 communes en France, il n'existe pas un service d'archives par commune ! Seul 400 villes en France disposent d'un service dédié. Pour les autres communes les Archives seront conservées en mairie ou déposées aux Archives départementales.
- France - Archives départementales du Tarn - Gestion des archives
- La gestion des archives est facilitée par des circulaires permettant de connaître, pour un document en particulier, la règlementation, la durée d’utilité administrative et le sort final.
- France - Archives départementales Corrèze - Archives hospitalières
- Les archives des établissements hospitaliers publics constituent une catégorie à part avec une réglementation et un cadre de classement spécifique.
- France (Haute-Garonne) - Cadre de classement des archives communales
- Site des archives départementales de la Haute-Garonne.
- France - Cadre de classement (Archives communales et intercommunales)
- Exemple d'un plan de classification des archives communales et intercommunales.
- France (Toulon) - Cadre de classement (Archives municipales)
- Plan de classification des archives municipales de la ville de Toulon, ce plan concerne toutes les séries anciennes, modernes et contemporaines.
- France (Seine-Maritime) - Cadre de classement des archives communales
- Exemple des communes relevant du département de la Seine-Maritime.
- France (Ille-et-Vilaine) - Cadre de classement et listes de fonds
- Site des archives départementales d'Ille-et-Vilaine - Les Archives départementales conservent la mémoire écrite de l'Ille-et-Vilaine. Comme tous les services d'archives départementales, elles ont été créées à la Révolution.
- France - Consultation et communication des archives - Plans de classification
- Site des Archives départementales du Var, présentation du service d'archives et renseignements utiles relatifs à la Consultation et à la communication des archives.
- France (Indre et Loire) - Cadre de classement (Archives départementales)
- Archives départementales d'Indre et Loire - Plan de classification réglementaire des archives départementales.
- France (Vienne) - Cadre de classement (Archives départementales)
- Archives départementales de la Vienne - Selon leur date et leur provenance, les archives sont réparties en séries, désignées par des lettres, selon un cadre de classement commun à tous les services d’archives départementales.
- France - Archives départementales de l'Isère - Plan de classification
- Créées sous la Révolution française pour recueillir les archives des institutions d'Ancien Régime, les Archives départementales sont depuis les lois de décentralisation placées sous l'autorité du Conseil général de l'Isère. Elles sont chargées d'enrichir le patrimoine du département en collectant les archives publiques produites par les administrations et en recevant les archives privées déposées, données ou vendues par des familles, des associations ou des entreprises.
- France - Archives nationales du monde du travail - Liste des fonds
- Inauguré et ouvert au public en octobre 1993 à Roubaix (Nord), le Centre des archives du monde du travail a pour mission de collecter, de traiter, de conserver et de mettre à la disposition du public les fonds d'archives dits «du monde du travail». Organisé en service à compétence nationale depuis le 31 décembre 2006, il est à présent dénommé Archives nationales du monde du travail.
- Suisse (Canton de Vaud) - Plan de classement
- Canton de Vaud - Le «plan de classement» a été validé par le Service des Communes et des Relations Institutionnelles (SeCRI) et par le Comité de l’Association Vaudoise des Secrétaires Municipaux (AVSM) en août et septembre 2006. Il est inspiré de la classification administrative du «Plan comptable vaudois 1980» et réalisé en partenariat entre l’Association vaudoise des secrétaires municipaux et les Archives Cantonales Vaudoises (ACV), avec le concours de membres de l’Association Vaudoise des Archivistes (AVA).
- Institut canadien de conservation - Calendrier de formation
- L'institut canadien de conservation offre différentes formations dans le domaine de la conservation et de la préservation du patrimoine (ex. : préparation d'un plan d'urgence)
- France - Stage technique international d'archives 2009
- Présentation des institutions à vocation archivistique en France - Référence bibliographique.
- Suisse (Canton de Genève) - Plan de classement
- République et canton de Genève - Le plan de classement a été conçu pour les anciennes séries administratives et fondé sur le principe de provenance, en gardant groupés d'après leur provenance les fonds formés et accumulés par les services de l'administration.
- Ville de Montréal - Les archives - Accueil
- La Section des archives de la Ville de Montréal utilise depuis un moment déjà les réseaux sociaux tels Facebook et Twitter pour diffuser ses activités et ses documents d’archives. Avec l’intention de rendre l’histoire de Montréal accessible à tous et par tous les canaux possibles, nous lançons maintenant un canal YouTube où une vingtaine d’extraits de films d’archives sont déjà en ligne.
- Université de Toronto - Politiques (archives éléctroniques) Lignes directrices (archives web)
- Comprend une liste de contrôle sur les bonnes pratiques en matière de gestion des ressources d'information électroniques et des lignes directrices sur l'archivage des sites Web divisées en cinq parties: 1) Introduction, 2) Definitions, 3) Managing Accountability Exposure, 4) Record Keeping Roles and Responsibilities et 5) Backup and Disaster Recovery.
- Université de Toronto - University of Toronto File Plan
- The File Plan includes retention and disposition requirements.
- Université de Toronto - Calendrier de conservation
- For retention and disposition guidelines for records pertaining to general administration, buildings and properties, and equipment and supplies, please see the U. of T. File Plan. The Schedules Database is a searchable database. The Schedules Database only contains records schedules approved by the Presidential Advisory Committee on Archives and Records Management.
- Université de Montréal - Calendrier de conservation
- Pour faciliter la consultation du calendrier, les règles de conservation ont été regroupées selon les séries du Système officiel de classification des documents 2 (SOC2). Par ailleurs, des RÈGLES DE CONSERVATION SPÉCIFIQUES ont été élaborées pour certaines unités de l'Université. On peut aussi consulter les nouvelles règles et les règles modifiées récemment.
- Université de Montréal - Système officiel de classification 2 (SOC2)
- Le présent Guide de classification comprend et décrit la deuxième version du système officiel de classification des documents de l’Université de Montréal. Ce guide fournit aux unités un cadre de référence en matière de classification de leurs documents. Il comprend des subdivisions uniformes et des subdivisions spécifiques.