« Un document qui est occasionnellement utilisé à des fins administratives ou légales. » (Éditeur officiel du Québec, 1983, art. 2)

«  [L]e document ne sert que sporadiquement à l'administration. On dit alors du document qu'il est SEMI-ACTIF. Afin de libérer de l'espace et de l'équipement, les documents ayant terminé leur phase active sont transférés au dépôt de documents semi-actifs du service des archives permettant ainsi une utilisation maximale des espaces. L'unité qui y transfère ses documents en conserve toutefois l'entière propriété, c'est-à-dire qu'elle peut les emprunter ou même les réactiver. » (Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec, 2004)