« Système informatisé d'acquisition, de classement, de gestion et de stockage des documents à partir d'applications informatiques dans le cadre normal des activités de l'institution. Les buts principaux d'une GED sont le gain de temps dans la recherche et la diffusion d'une information, ainsi que l'économie de papier en termes de stockage. » (Archives d’État de Genève, 2010, p. 6)

« Outil informatique permettant d'organiser et de gérer des documents ou données électroniques au sein d'un organisme et recouvrant des fonctionnalités de capture et de contrôle des données et des documents, de gestion des versions et des métadonnées, de recherche et des modules de contrôle des circuits de validation des documents. » (Comité interministériel aux Archives de France, 2013, p. 63)