« Document essentiel au soutien ou au maintien des activités quotidiennes. Utilisé fréquemment, il doit demeurer le plus près possible de son utilisateur ou lui être facilement et rapidement accessible. » (Rousseau, Couture et al. 1994, p. 284)
« Un document qui est couramment utilisé à des fins administratives ou légales. » (Éditeur officiel du Québec, 1983, art. 2)