« Un document qui n'est plus utilisé à des fins administratives ou légales. » (Éditeur officiel du Québec, 1983, art. 2)
« [L]e document n'est plus utilisé à des fins administratives, légales ou financières. On dit alors du document qu'il est INACTIF. À ce stade, le document est éliminé à moins qu'il ne présente une valeur historique […]. Si le document possède cette valeur historique, il est versé au service des archives et l'unité qui verse le document cède alors au service des archives la juridiction sur ce document. » (Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec, 2004)